Happy Italy

Happy Italy

Blue10 zorgt voor meer inzicht in de administratie van Happy Italy

Happy Italy

Aantal facturen per jaar

20.000

Klant sinds

2020

Boekhoudsysteem

AFAS

Ervaar het zelf
Enorme pizza’s, volle borden pasta en snelle service tegen een lage prijs. Wie kent de restaurants van Happy Italy niet? Met wel twintig geopende vestigingen in heel Nederland én een eigen groothandel komt daar een hoop administratie aan te pas. En ze kozen voor Blue10 om hun financiële administratie te automatiseren! Daar zijn we natuurlijk trots op. Wij spraken CFO Floris Hoogenboom over hoe het werken met Blue10 gaat op de administratie van de Happy Management Group.

Happy’s factuurverwerkingsproces vóór Blue10

Voordat Blue10 werd geïmplementeerd op de administratie verliep het proces bij de Happy Management Group slechts gedeeltelijk digitaal. Floris en zijn collega’s werkten al met AFAS, dus de facturen waren wel al digitaal beschikbaar in het systeem. Factuurgegevens werden echter nog handmatig ingevoerd in AFAS en goedkeuring liep nog niet digitaal. Floris geeft aan dat er een autorisatieflow ontbrak en dat facturen regelmatig niet (in voldoende mate) gecontroleerd werden, wat soms resulteerde in zaken als ongewenste of zelfs dubbele betalingen.

Om het proces te optimaliseren gingen ze op zoek naar een oplossing. Floris was door een eerdere werkgever al bekend met Blue10, dus na een korte afweging van partijen was de keuze snel gemaakt.

Hoe verliep de opstart en hoe gaat het nu?

Over de opstart vertelt Floris: ‘’We konden eigenlijk meteen aan de slag. De facturen gingen al snel via Blue10 de organisatie door en dat werkte meteen goed.’’ Wel was er in het begin nog wat dubbel werk met het matchen van inkoopfacturen in Blue10 aan ontvangstbonnen van orders in AFAS.

Inmiddels is het mogelijk om orders in AFAS te matchen met facturen in Blue10, waardoor succesvol gematchte facturen automatisch worden goedgekeurd voor betaling. ‘’Dat dit nu mogelijk is vind ik heel prettig; het scheelt nog meer handmatig werk en daarmee ook tijd,’’ aldus Floris.

Wat heeft Blue10 opgeleverd?

‘’Wat werken met Blue10 in ieder geval oplevert is dat wij altijd weten waar facturen zijn en door wie ze zijn of moeten worden goedgekeurd.’’ Het voornaamste probleem dat Blue10 volgens Floris heeft opgelost is dus het gebrek aan inzicht in de inkomende factuurstroom. ‘’We hebben nu gewoon meer zicht op de facturen die in omloop zijn en er is meer ‘’traceability:’’ Door wie is een factuur gezien en wat heeft diegene ermee gedaan?’’ Daarnaast noemt Floris dat er nu een betere beveiliging is dat alleen door de juiste persoon/personen goedgekeurde facturen betaald worden, en altijd slechts één keer natuurlijk. Wij zijn blij om dat te horen!

Hoe kijkt jullie organisatie tegen het automatiserende aspect aan?

‘’We zijn een redelijk jong bedrijf dat niet heel ingewikkeld doet over verandering. De implementatie van dit vernieuwde proces was dus vrijwel naadloos. Het automatiserende aspect zorgt bij ons voor overzicht over onze verschillende administraties en minder handmatig werk. Facturen worden nu elektronisch ingeschoten en komen meteen in de juiste mailbox terecht, onder de juiste BV. Dat is voor ons belangrijk, want we hebben er veertig. Het is een kort stukje afstemming met je leveranciers, waarna het een stuk vloeiender loopt.’’

Daarnaast noemt Floris de automatische herkenning als een uitkomst, omdat facturen vaak hetzelfde zijn, waardoor het handmatig overtypen een erg repetitief werkje is. ‘’De automatische herkenning van Blue10 bespaart ons echt werk. Vroeger moest dat allemaal handmatig overgetypt worden… Het percentage data dat Blue10 goed invult is heel hoog. We moeten alleen even bijspringen als de herkenning een keer minder dan 100% is, of als zich een uitzondering voordoet in de codering.’’

Net als Happy Italy meer inzicht in je inkoopfacturen?

Vraag een 1-op-1 demo aan