De Haas Maassluis

Wij hebben Willemiek Dijkman en Govert de Haas gevraagd naar hun ervaringen van het werken met Blue10.

Waarom hebben jullie gekozen voor Blue10?

Willemiek Dijkman: ‘Wij hadden een aantal leveranciers geselecteerd en hier ook presentaties van gehad. Blue10 was eigenlijk de enige aanbieder die de gebruiksvriendelijkheid kon bieden die wij zochten in een dergelijke oplossing. Na verschillende implementaties van softwaresystemen, weten wij namelijk ook dat de mate van complexiteit van het systeem ook de mate van succes van de implementatie beïnvloedt. Een gebruikersvriendelijk systeem als Blue10 werd bijna als vanzelf geïmplementeerd en geaccepteerd binnen de organisatie.’

Hoe gaat het werken met Blue10?

‘Binnenkomende papieren facturen worden gescand bij de receptie en digitale (Pdf) facturen worden automatisch vanuit een mailbox geïmporteerd in Blue10. Na de automatische factuurherkenning staan facturen direct geregistreerd in MS Dynamics NAV en kunnen we de facturen direct verwerken met behulp van Blue10. Hierbij kan o.a. gedacht worden aan het boeken van facturen, het rondsturen van facturen voor de gewenste goedkeuring en het terugzoeken van facturen in het digitaal archief.’

Wat maakt jullie enthousiast over Blue10?

De Haas Maassluis werkt veelal op projectbasis en daardoor zijn de meeste inkoopfacturen ook project gerelateerd. Het is voor hen dan ook van belang dat zij facturen niet alleen op basis van leveranciersgegevens, maar ook op basis van projecten kunnen rondsturen. Willemiek Dijkman, projectbegeleider voor de implementatie van Blue10: ‘Het is erg handig dat we alle type facturen binnen hetzelfde systeem kunnen verwerken. Zowel project gerelateerde, goederen- als kostenfacturen kunnen met Blue10 worden verwerkt. Hierdoor houden we één systeem en dat zorgt voor eenvoud en duidelijkheid. Gebruikers kunnen op deze manier bovendien eenvoudig ‘oudere’ facturen op een project terugvinden en hoeven hiervoor niet terug naar de financiële administratie.’

Wat zijn de grote voordelen van het werken met Blue10?

Bij De Haas Maassluis kunnen ze zich bijna niet meer voorstellen dat ze facturen nog op ‘de oude manier’ moeten verwerken. Willemiek Dijkman vertelt hierover: ‘Papieren facturen hebben toch wel snel de neiging om zoek te raken binnen een organisatie of in ieder geval langer te blijven liggen bij budgethouders dan dat gewenst is. Mensen halen facturen eenvoudig uit de map en vergeten ze bijvoorbeeld weer terug te doen. Hierdoor is de financiële administratie, zonder dat ze zich daar soms van bewust van zijn, veel tijd kwijt met het achterhalen van de status van facturen.’

Ook het automatisch importeren van digitale (e-mail/Pdf) facturen levert veel tijdwinst op bij De Haas Maassluis. Willemiek: ‘Voorheen werden digitale facturen geprint voordat we ze konden verwerken. Dat is gelukkig verleden tijd; digitale facturen worden automatisch uit de mailbox in Blue10 ingelezen.’

Govert de Haas, directeur van De Haas Maassluis, voegt daar aan toe: ‘Blue10 heeft onze processen veel inzichtelijker gemaakt. Voorheen was de afhandeling van facturen niet altijd even inzichtelijk binnen onze organisatie. Na de invoering van Blue10 heb ik eigenlijk geen vragen meer gekregen over de status van facturen binnen de organisatie. De status van facturen is nu vanaf het moment van inscannen voor de administratie inzichtelijk. Ik hoef gelukkig ook niet meer aan de financiële administratie te vragen of zij een factuur voor mij kunnen opzoeken. In Blue10 is de factuur eenvoudig terug te vinden aan de hand van verschillende zoektermen en -functies. Dit werkt erg prettig!’