Stichting het Limburgs Landschap

Arbeidsintensief proces

Voorheen was het factuurverwerkingsproces erg intensief, zo vertelt Marius: ‘Het overgrote deel van de facturen kwam per post binnen. Slechts een aantal facturen kwamen binnen per e-mail. Deze facturen printten we uit om ze te laten controleren en goedkeuren voor betaling. Vervolgens klopten wij ook nog eens alles handmatig in Exact Globe.’ De laatste jaren kreeg de Stichting het steeds drukker en kwamen er meer facturen bij. Dit was voor hen het moment om naar een oplossing te zoeken voor de automatische verwerking van de facturen. Marius: ‘Het aantal facturen werd simpelweg te veel om nog handmatig te verwerken. Ik ben bij een collega van Stichting het Brabants Landschap gaan kijken hoe zij dit deden. Zij lieten mij zien dat ze met Blue10 werkten. Na het zien van Blue10 was ik meteen overtuigd en dacht: dit moeten wij ook hebben!’.

Alles overzichtelijk in het digitale archief

Het werken met Blue10 kent verschillende voordelen voor de Stichting: ‘Het grote voordeel is dat het proces nu volledig digitaal verloopt. De facturen die we per e-mail ontvangen, komen automatisch in Blue10 binnen. Hier herkent Blue10 de belangrijkste gegevens wat ons het nodige handwerk scheelt. De snelheid van het systeem is hierin een groot voordeel. De verwerking van de facturen verloopt nu veel sneller. Een ander bijkomend voordeel is het digitale archief van Blue10.’ Blue10 heeft een minimale bewaartermijn van 10 jaar. In het archief is het mogelijk, afhankelijk van de zoekrechten, om facturen terug te zoeken op verschillende criteria. ‘Voorheen kon eigenlijk niemand meer een factuur inzien, behalve de administratie. Iedere budgethouder of andere medewerker kan nu een eerdere verwerkte factuur gemakkelijk terugzoeken in Blue10, zonder hulp van de administratie’.

Verschuiving van het interne proces

Door de komst van Blue10 is het interne proces verandert bij de Stichtingen, met name voor de administratieve afdeling. Marius: ‘Het was onze opzet om met Blue10 de administratieve taken ook daadwerkelijk bij de administratie neer te leggen. Wij hebben het daardoor inderdaad iets drukker gekregen, maar de andere afdelingen kunnen zich nu focussen op hun eigen taken en dat was toch de insteek. Dat scheelt echt een hoop tijd voor de andere afdelingen! Na het valideren sturen wij, de administratie, de factuur rond om te laten coderen door de verantwoordelijke budgethouder. Dit is een bewuste keuze, omdat zij precies weten welke grootboekrekeningen bij welke kosten horen.’ Voorheen boekte Stichting het Limburgs Landschap de factuur pas in de week van de betaaldatum. Met Blue10 boeken zij deze factuur meteen bij binnenkomst, waardoor zij nu altijd een up-to-date administratie hebben.

Kennis van Blue10

Blue10 stuurt maandelijks een e-mail naar klanten met handige tips & tricks over het systeem. Stichting het Limburgs Landschap maakt daar dankbaar gebruik van: ‘Maandelijks ontvangen wij de e-mail met tips & tricks, die ons helpen om het proces verder te optimaliseren. Pas kregen wij van een medewerker van Blue10 een tip over de barcodebladen. Voorheen werkten wij in Blue10 met barcodebladen tot wij erop werden gewezen dat dit veel efficiënter kon door middel van rechtstreeks scannen en vervolgens splitsen van de facturen. Ik moet eerlijk toegeven dat wij in eerste instantie nog wel wat twijfels hadden. Echter geeft mijn collega, die daarmee werkt, aan dat het in de praktijk ook echt een stuk sneller en efficiënter werkt. Ik vind het fijn dat Blue10 deze kennis deelt met haar klanten, zodat ook de klanten iedere dag een stap vooruit kunnen zetten.’