Ixoconcept

Onnodig veel tijd kwijt

Voorheen boekte Dorien Derks, coördinator financiën en HR, alles handmatig in Exact Online. Nu verloopt dit proces gelukkig automatisch, zo vertelt ze: ‘Vooral met het invoeren van de gegevens in Exact was ik veel tijd kwijt. Daarna moesten de facturen nog vaak gecontroleerd worden door meerdere personen en uiteindelijk gaf de directeur dan goedkeuring voor betaling. Ik werk zelf 20 uur in de week en de stapels met facturen bleef toenemen waardoor er eigenlijk tijd te kort was. Wij zochten daarom ook een programma om dit sneller te kunnen verwerken. Voornamelijk aan het handmatig invoeren van de gegevens was ik onnodig veel tijd kwijt.’

Binnen een uur aan de slag

De keuze voor Blue10 was snel gemaakt. Dorien: ‘Wij vroegen aan onze Exact consultant of hij een oplossing wist voor het probleem waar wij tegenaan liepen. Hij vertelde dat Blue10 een goede oplossing voor ons kon zijn. Vervolgens hebben wij contact opgenomen met Blue10 voor een demonstratie van de oplossing. Dit zag er zo goed uit dat wij er direct mee aan de slag wilden gaan.’ De opstart verliep vlekkeloos en binnen een uur ging Ixoconcept zelf aan de slag met Blue10. ‘Je verwacht dat een nieuw systeem implementeren moeilijk is, maar dat is bij Blue10 niet het geval. De servicedeskmedewerker heeft op afstand binnen een uur het systeem uitgelegd. Verder hoef je ook geen extra licenties aan te schaffen voor de koppeling met Exact Online. Dit is toch wel fijn.’

Het neemt veel werk uit handen

In Blue10 is het sinds kort ook mogelijk om vanuit Exact Online inkooporders te matchen in Blue10. Dorien is blij met deze nieuwe functionaliteit: ´Dankzij de koppeling met Exact heb ik nu direct inzicht in onze ontvangsten. Hierdoor weet ik of ik de factuur kan boeken. Het is gewoon makkelijk en neemt heel veel werk uit handen. Een ander voordeel van Blue10 is dat je een leverancier kan aanmaken en deze vervolgens automatisch wordt gesynchroniseerd in Exact. Dankzij de goede koppeling tussen Blue10 en Exact hoef je dus niet alles dubbel in te voeren. Het terugzoeken van de facturen is ook simpel in Blue10, makkelijker dan in Exact zelf. Als ik nu iets wil weten over de status van een factuur, filter ik op leverancier of factuurnummer en weet ik wat er aan de hand is. Ik kan dan direct zien of een factuur betaald is of niet.

Blue10 werkt fijn

De collega’s van Dorien worden ook blij door het gebruik van Blue10: ‘Mijn collega’s vinden Blue10 fijn werken. Wij laten de facturen door verschillende personen nakijken en de directeur geeft uiteindelijk de definitieve goedkeuring voor betaling. De mensen die de factuur moeten controleren, kunnen nu Blue10 opstarten wanneer het hen uitkomt. Zij krijgen netjes een notificatiemail met daarin de melding dat er facturen klaarliggen om te behandelen. Door deze mail kunnen zij het ook niet vergeten. Zelf ben ik beheerder en daarmee kan ik heel simpel zien bij wie een factuur ligt en wat er over de factuur gezegd is.’

Blue10 App

Sinds kort heeft Dorien de Blue10 App gedownload waarmee documenten eenvoudig geüpload kunnen worden naar de Blue10 omgeving: ‘De App is echt ideaal voor bonnetjes. Zeker met kleine dingetjes is het ideaal om ze snel in Blue10 te hebben staan. Als je bijvoorbeeld boodschappen doet voor het bedrijf, kan je hiervan een foto maken met de App. De bon verwerk je dan later in Blue10 en wordt hierin opgeslagen. Zo raak je de bonnetjes ook niet meer kwijt. Ook voor bedrijven die te maken hebben met veel benzinekosten is de app ideaal. De koffie en croissant even apart afrekenen en de benzinebon versturen naar Blue10 ;).’ Tot slot wil Dorien haar enthousiasme over Blue10 graag delen: ‘Blue10 is erg toegankelijk. Dit komt tot uiting in de gratis support. Als wij een vraag hebben, worden wij altijd snel geholpen. We krijgen direct een e-mail terug dat de aanvraag ontvangen is en in behandeling wordt genomen. Je merkt dat de klantvriendelijkheid hoog in het vaandel staat bij Blue10. De aandacht die ze voor je hebben in bijvoorbeeld het meteen tackelen van een probleem is erg fijn.’