Betere factuur controle en meer inzicht in de organisatie
Bovegro/Golfbaan Spierdijk is een bedrijf met twee erg verschillende bedrijfsactiviteiten. Het bedrijf Bovegro richt zich op de teelt van aardappelen en uien. De naam Golfbaan Spierdijk spreekt voor zichzelf.
Dit keer gaan we in gesprek met mede-eigenaar Paul Schoenmaker. Paul vertelt graag waarom zij hebben gekozen om de inkomende factuurstroom te digitaliseren en deelt met plezier zijn ervaring over de voordelen die zij dagelijks realiseren.
Waarom hebben jullie voor Blue10 gekozen?
‘Het is erg fijn dat we bij Blue10 betalen naar gebruik en het abonnement kunnen verhogen op het moment dat Golfbaan Spierdijk ook start met scannen. We kunnen ons abonnement overigens iedere maand verhogen, maar ook weer verlagen, als dat nodig is.’
Hoe gaat het werken met Blue10?
‘In maart van dit jaar zijn we gestart me het digitaal verwerken van facturen in Blue10. Inmiddels verwerken we circa 900 inkoopfacturen per jaar in combinatie met Twinfield. In eerste instantie heb ik ervoor gekozen om alleen de administratie van Bovegro via Blue10 te verwerken. Op die manier kon ik het systeem leren kennen en ervaren of het ook voor Golfbaan Spierdijk interessant is. Na een aantal weken wist ik genoeg en na het drukke teeltseizoen, wil ik ook de administratie van Golfbaan Spierdijk toevoegen. Het was in het begin wel even wennen dat facturen niet meer fysiek aanwezig waren op mijn bureau. De eenvoud en het gemak waarmee ik facturen nu verwerk, voorkomt echter dat ik het administratieve werk voor me uit blijf schuiven. Ik wil ook de facturen van Golfbaan Spierdijk op korte termijn digitaal verwerken. Nog niet eens zozeer vanwege de snellere verwerking, maar het zorgt ook voor een betere factuurcontrole en meer inzicht in de organisatie.’
Hoe hebben jullie de opstart ervaren?
‘De opstart van Blue10 is soepel en snel verlopen. Na een korte uitleg ben ik zelf aan de slag gegaan. Als ik vervolgens een vraag had, kon ik altijd bellen naar de supportafdeling van Blue10 en werd ik direct geholpen. In het begin zag ik wel op tegen het scannen, maar in de praktijk valt dit heel erg mee. Door leveranciers actief te benaderen om facturen digitaal aan te leveren, kan ik nog meer winst behalen. Ik hoef dan zelf minder te scannen en de facturen komen vanuit de mailbox automatisch in Blue10 te staan. Dit ga ik na het teeltseizoen ook oppakken zodat ik nog efficiënter kan werken.’
Wat zijn de grote voordelen van het werken met Blue10?
‘Met behulp van templates komen bij leveranciers automatisch de juiste grootboekrekeningen naar voren, waardoor ik dit niet meer handmatig hoef in te voeren. Daarnaast is het digitale archief een verademing. Ik hoef facturen niet meer achter het juiste tabblad in een map te plaatsen, maar kan iedere factuur eenvoudig terugvinden aan de hand van verschillende kenmerken. Ook mijn accountant is gecharmeerd van het systeem. Voorheen kreeg hij aan het einde van het jaar mijn hele administratie in één keer aangeleverd. Nu kan hij zijn werk verdelen over het jaar en meekijken wanneer het hem uitkomt.’
Net als Paul meer inzicht in de organisatie verkrijgen?
Vraag een 1-op-1 demo aan
