Limex

Limex machine exploitatie BV biedt reinigingsoplossingen voor herbruikbare transportverpakkingen. Om de komende jaren verder te groeien werkt Limex aan het optimaliseren en verduurzamen van haar processen. Vanuit deze gedachte zijn zij gestart met het automatisch verwerken van facturen met Blue10 in combinatie met het boekhoudsysteem Exact Globe.

Een krimp op de financiële afdeling
Voordat Limex overstapte op automatische factuurverwerking met Blue10, verliep het factuurverwerkingsproces erg omslachtig. Hanneke, administratief medewerkster bij Limex, vertelt waarom ze zijn gestart met Blue10: ‘Na het boeken van een factuur in Exact Globe kostte mij het vaak nog een uur om alle facturen in te scannen, op te slaan en achter de boeking te hangen in Exact Globe. Deze stap kon ik echter niet overslaan, de factuur moet echt achter de boeking hangen.  Mede door een krimp op de administratieve afdeling waren wij genoodzaakt om op zoek te gaan naar een automatische oplossing voor dit proces.

Klantvriendelijkheid
De opstart verliep goed en soepel vertelt Hanneke: ‘Blue10 nam telefonisch contact met ons op om de opstart te realiseren. Samen hebben wij alles besproken, van ontvangst tot verwerking in de workflow. Dankzij de goede ondersteuning konden wij een snelle start maken. Dit was toch wel erg fijn.’ De administratie van Limex wordt vrolijk van de benadering van Blue10 naar haar klanten toe: ‘Blue10 is erg klantvriendelijk, mocht ik een keer een vraag hebben kan ik altijd gratis naar de Servicedesk bellen, ze helpen mij direct.’

Veel efficiënter werken
‘Blue10 levert ons echt een tijdsbesparing op’, zo vertelt Hanneke. ‘Wij werken nu veel efficiënter. Vooral het scannen en uploaden achter de boeking verloopt nu veel sneller. Als ik bijvoorbeeld 50 boekingen moest doen, moest ik ook 50 keer scannen. Maar dan was ik nog niet klaar, vervolgens moest ik ook nog die 50 documenten achter de boeking in Exact Globe uploaden.’ Tegenwoordig ontvangt Limex de facturen bijna allemaal digitaal van haar leveranciers waardoor ze automatisch in het valideerscherm terecht komen. ‘Wij ontvangen nu nog een paar facturen per post, deze leg ik op de scanner en worden zo in één keer naar Blue10 gescand. Ook mijn collega’s zijn blij met Blue10. Het goedkeuren van een factuur gaat nu vele malen sneller dan voorheen.’

Digitaal archief
Blue10 beschikt over zelflerende herkenning waardoor de software alsmaar slimmer en beter wordt. Hanneke vertelt ons dat ze dit een groot voordeel van Blue10 vindt: ‘Het is echt heel fijn dat het systeem zoveel gegevens van de factuur herkent. Ik hoef nu niet alles opnieuw in te voeren. Het systeem is heel duidelijk en fijn in gebruik. Al het nieuwe is wennen, zo ook Blue10 geeft Hanneke toe. ‘Het is zeker even wennen als je gewend bent om alles handmatig te doen. Nu moet ik in het systeem kijken en dat was eerst wel even wennen. In werkelijkheid merk ik dat het juist veel handiger is om de facturen automatisch te verwerken met Blue10. Wij hebben nu geen ordners meer met allemaal facturen maar gebruiken het digitale archief van Blue10 voor het opslaan en eenvoudig terugzoeken van facturen.’

Delen van kennis
‘Je merkt dat Blue10 over veel kennis beschikt in de organisatie. Het is dan ook erg fijn dat zij dit delen met ons, de klanten.’ Hanneke geeft hier een voorbeeld van: ‘Als voorbeeld kan ik de maandelijkse tips & tricks noemen, hierin geeft Blue10 handige tips over functionaliteiten. Zeker als ik even tijd over heb kan ik de tips & tricks nieuwsbrief lezen. Hier halen wij regelmatig punten uit die ons weer verder kunnen helpen. Zo verbeteren wij stap voor stap het proces.’