Lindelo

Woonzorgcentrum Lindelo is een modern aangepast verzorgingstehuis, gericht op de begeleiding van matig tot zwaar zorgbehoevende ouderen. Hierbij stellen ze als missie om een warmmenselijke leef- en woonomgeving aan te bieden met aandacht voor de voortzetting van de eigen levensstijl van de bewoners. De uitdaging voor Lindelo is om de administratieve taken zo min mogelijk ten koste te laten gaan van de zorg. Dit realiseert Maarten Smans, financieel manager van Lindelo, zich maar al te goed en daarom zijn ze gestart met het automatisch verwerken van facturen met Blue10.

Factuur te laat betaald
‘Wij werden geconfronteerd met veel papieren facturen die een lange weg aflegden door de organisatie heen. Van alle facturen werd een kopie gemaakt en het origineel stuurde ik naar mijn collega’s ter controle. Vaak bleven facturen te lang liggen waardoor ze te laat betaald werden. Uiteindelijk kwam de originele factuur weer bij mij terecht en kon ik de kopie weg doen. Zonde, want we waren veel tijd kwijt aan de kopieën. Dit was voor ons de aanleiding om te gaan kijken naar mogelijkheden om dit proces te digitaliseren.

De keuze voor Blue10
Maarten begon met zoeken naar een digitale oplossing bij Exact Globe: ‘Toen bleek dat Exact Globe hier zelf geen oplossing voor had, zijn wij gaan kijken naar een extern pakket. Ik ben op Google gaan zoeken en kwam terecht bij Blue10. Op de website van Blue10 las ik over de koppeling met Exact Globe en hierdoor was ik direct geïnteresseerd. De leverancier van Exact Globe had ook een softwarepakket aangedragen maar hier zaten erg hoge investeringskosten aan verbonden. Het fijne aan Blue10 is dat het geen investering vereist, je betaalt naar gebruik via een maandabonnement waardoor je direct weet waar je aan toe bent.’

Geen papier meer in de organisatie
Een van de pluspunten die Maarten noemt is de gebruiksvriendelijkheid van het systeem: ‘Mijn collega’s zijn allemaal tevreden over Blue10 en vinden het zeer eenvoudig in gebruik. Het duurde niet lang voordat iedereen gewend was aan de nieuwe werkwijze. Mijn collega’s vinden het alleen maar fijn dat er geen papier meer door de organisatie rondzwerft. Dankzij de flexibele workflow van Blue10 is het goedkeuren van facturen nu binnen no-time voor elkaar.’

Proactief handelen
Over de Servicedesk is Maarten erg tevreden, zo vertelt hij: ‘De opstart verliep voorspoedig. Blue10 nam telefonisch contact met ons op voor de opstart. Na een korte uitleg en het instellen van de juiste stappen konden we snel aan de slag.  Als iedereen op deze manier zou werken, zou het een stuk efficiënter gaan.’ Ook is Maarten blij met de proactieve houding van Blue10: ‘Pas nam een medewerker van Blue10 contact met mij op om ons erop te wijzen dat er iets niet goed liep met de connectie van het boekhoudsysteem. De dag daarvoor was inderdaad een update uitgevoerd van de boekhoudsoftware, die blijkbaar niet volledig was afgerond. Door het proactief handelen van Blue10 werd dit voorval snel verholpen en liep ik geen achterstand op bij het boeken van facturen. Deze manier van werken maakt mij vrolijk!’

Facturen raken niet meer zoek
‘Uit de maandelijkse Tips en Tricks nieuwsbrief halen wij ook zelf dingen die ons weer verder helpen. Al met al ben ik gewoon erg tevreden met Blue10. Bijna alle facturen worden nu digitaal verwerkt. Doordat wij nu geen kopieën meer maken, bespaart ons dit veel printkosten. Verder is de digitalisering goed voor onze ecologische foodprint. De facturen worden nu allemaal tijdig betaald en ze raken ook niet meer zoek. Een ander voordeel is dat we met leveranciersvragen niet meer in de mappen hoeven te zoeken, maar eenvoudig de factuur terug kunnen vinden in het digitale archief van Blue10.