Timing

Van veel handmatig naar standaardisering

Voordat Roel in aanraking kwam met Blue10, verliep veel nog handmatig. Facturen kwamen deels fysiek en deels per e-mail binnen en werden dan handmatig ingescand. Daarnaast moest men zelf collega’s attenderen dat er facturen klaarstonden om gecontroleerd te worden. Via Blue10 partner Mysolution kwam Timing bij Blue10 en ze waren meteen overtuigd!

Inmiddels loopt het factuurproces heel anders en is het veel meer digitaal. Het grootste voordeel van Blue10 is voor Roel dan ook dat het proces nu is gestandaardiseerd. Facturen worden automatisch vanuit de e-mail inbox ingelezen in het systeem. Daarnaast doorliepen facturen voorheen vaak verschillende routes door de organisatie. Roel vertelt: “In het verleden koos diegene die de factuur boekte of hij/zij het juiste autorisatieschema zou doorlopen. Nu wordt dat automatisch afgedwongen en wordt de procuratieregeling die wij als organisatie hebben opgezet veel strikter toegepast, wat fouten voorkomt.” Hij licht toe: “We hebben best een decentrale organisatie, waardoor elke route van een factuur anders is. Nu hoeft daar veel minder over nagedacht te worden, doordat we routes per leveranciers en kostenplaats hebben gestandaardiseerd.” Dit is dan ook een groot voordeel voor Roel. “Ook de automatische e-mail die je krijgt als er facturen te verwerken zijn is heel handig. Voordat we met Blue10 werkten, moest het team handmatig controleren waar en bij wie een factuur nog openstond en deze mensen vervolgens attenderen. Je merkt dat de organisatie het nu als prettig ervaart dat ze automatisch een seintje krijgen als er een factuur klaarstaat om goed te keuren.”

Goede en rustige implementatie

Toen wij Roel vroegen naar de opstart en implementatie van Blue10, gaf hij aan dat alles goed is verlopen. Timing had dan ook de Blue10 consultant ingehuurd om het systeem meer eigen te maken. Roel vertelt: “De consultant heeft alles heel goed en rustig aan onze medewerkers uitgelegd. Daarnaast was het voor hem ook geen enkel probleem om een paar maanden later terug te komen om nog een aantal vragen te beantwoorden. Dat is ook het fijne van Blue10, de software spreekt heel erg voor zich en is redelijk simpel. Door de gebruiksvriendelijkheid is het niet nodig om een hele handleiding te versturen naar collega’s.” Zo kon Timing dus snel aan de slag met Blue10!

Handmatige factuurverwerking niet meer van deze tijd

Roels visie op digitalisering is dan ook duidelijk. “Als je niet digitaliseert, loop je als organisatie achter de feiten aan.” Hij merkt op dat het zeker handig is als medewerkers vanuit huis werken. “Met software als Blue10 is het veel gemakkelijk om ook dan facturen goed te keuren.” Hij zegt dan ook: “Ga gewoon over tot digitalisering, dingen handmatig doen is niet meer van deze tijd.”