Kwaliteitsverbetering in de factuurverwerking van Looye Kwekers
Looye kwekers teelt in Nederland (tros)cherrytomaten in Naaldwijk, Burgeveen en Aguilas (Spanje). Naast het telen verzorgt Looye Kwekers zelf de verpakking, de afzet en de marketing van de tomaten vanuit de hoofdvestiging in Naaldwijk. Binnen deze bedrijven ligt constant de nadruk op het leveren van een smaakvol, kwalitatief hoogwaardig product. Vanuit die achtergrond is Looye Tomaten voor haar product ‘Honingtomaten®’ in 2010 beloond met de prijs van “Het lekkerste product van Nederland”.
Als onderdeel van het proces om de lekkerste tomaten aan consumenten te leveren, worden jaarlijks op de drie Nederlandse vestigingen circa 14.400 inkoopfacturen verwerkt. Vanwege de verdere groei van het bedrijf en de afstanden tussen de verschillende vestigingen waar facturen goedgekeurd worden, ontstond de vraag naar een oplossing die de afhandeling van facturen kon versnellen en verbeteren. Hierbij wil Looye Kwekers ook vooruitlopen op de toenemende digitalisering in en rondom het bedrijf.
Wat is er verbeterd ten opzichte van het vroegere proces?
Sinds 1 januari 2011 verwerkt Looye Kwekers daarom haar inkoopfacturen met Blue10. Alle facturen komen hiervoor centraal binnen in Naaldwijk, waarna ze ingescand, verwerkt en geboekt worden in Exact Globe. Met behulp van de workflow worden facturen digitaal naar de verantwoordelijke personen gestuurd voor de gewenste goedkeuring. Na het hele proces van boeken en goedkeuren blijven de facturen beschikbaar in het digitale archief. Hierdoor zijn de facturen vanaf iedere locatie digitaal beschikbaar voor de verschillende gebruikers.
Sebastiaan Vermeulen, verantwoordelijk voor de inkoop, vertelt: ‘Tijdens het goedkeuren van facturen gebeurt het toch wel regelmatig dat je een oude factuur er nog even bij wil pakken. Voorheen moesten we de administratie bellen, die vervolgens de factuur voor ons terugzocht en, eventueel een kopie opstuurde. Met Blue10 behoort dit gelukkig allemaal tot het verleden. Nu we bijna een jaar werken met de digitale workflow van Blue10, beginnen we echt het voordeel te halen uit het digitale archief. Ik zit regelmatig op verschillende vestigingen, maar kan altijd mijn facturen inzien en terugzoeken. Eigenlijk besef ik nu pas hoeveel tijd er altijd heeft gezeten in het verwerken van inkoopfacturen.’
Wat zijn de voordelen van het werken met Blue10?
Controller Remco van der Heiden vertelt: ‘Toen ik hoorde over de mogelijkheden van digitalisering van inkoopfacturen, raakte ik eigenlijk direct enthousiast. Met Blue10 hebben we veel meer controle gekregen over de verwerking van onze inkoopfacturen. We weten nu altijd de status van een factuur en weten nu bijvoorbeeld ook waarom een factuur niet binnen de afspraken is goedgekeurd. Met Blue10 hebben wij meer structuur gekregen in het verwerken van inkoopfacturen en hebben we ook de mogelijkheid om leveranciers duidelijkheid te geven op het moment dat er een probleem met een factuur is. Deze oplossing heeft echt voor een kwaliteitsverbetering in het verwerken van inkoopfacturen gezorgd.’
Wat willen jullie meegeven aan de mensen die op het punt staan de digitaliseren?
Remco heeft nog een tip voor mensen die ook met digitale factuurverwerking aan de slag gaan: ‘Wij hebben ervoor gekozen om over te stappen na een zeer korte voorbereiding, zodat we per 1-1-2011 over waren. Achteraf gezien hadden we Blue10 beter in een rustige periode hiervoor kunnen implementeren; zeker ook door de drukte die altijd op de administratie aanwezig is rond de jaarwisseling. Door de nieuwe werkwijze goed voor te bereiden en uit te leggen aan de personen binnen de organisatie, gaat het allemaal wat natuurlijker en worden mensen niet in één keer geconfronteerd met een grote overstap. Hierbij kan de oplossing ook geleidelijk naar de eigen wensen worden ingericht en is de oplossing klaar voor gebruik als het hele bedrijf er volledig mee aan de slag gaat.’
Probeer het zelf
Vraag een 1-op-1 demo aan