Meer inzicht in de status van een inkoopfactuur
AWL Techniek B.V. is een vooruitstrevende ontwikkelaar en leverancier van lasmachines. Vanuit het hoofdkantoor in Harderwijk (Nederland), behoort Europa en omstreken tot het werkgebied. AWL Techniek wordt in de markt gezien als dé Europese partner in geautomatiseerd lassen. Het bedrijf is de afgelopen jaren behoorlijk gegroeid en is diverse samenwerkingsverbanden aangegaan met andere bedrijven. Met de groei van het bedrijf is ook het aantal inkoopfacturen gegroeid naar circa 26.500 facturen per jaar.
Wij hebben verschillende personen binnen AWL Techniek gesproken die gebruik maken van Blue10 en hun ervaringen willen delen.
Hoe zijn jullie in aanraking gekomen met het digitaal verwerken van facturen?
Binnen AWL Techniek wist men al vrij snel dat zij de binnenkomende facturen efficiënter konden verwerken door de verschillende inkoopfacturen voortaan digitaal te verwerken. Voorheen werden facturen vaak uitgeprint of gekopieerd om vervolgens door verschillende mensen in de organisatie goedgekeurd te worden. Na deze goedkeuring werden de facturen handmatig geboekt in MS Dynamics NAV (voorheen Navision). Dit proces was foutgevoelig en daarnaast tijdsintensief. Hier wilde AWL Techniek graag verandering in brengen en daarom werken zij sinds 1 januari 2013 met Blue10.
Wat is er verbeterd ten opzichte van het vroegere proces?
AWL Techiek wilde graag meer inzicht krijgen in de status van haar inkoopfacturen. In samenspraak met AWL Techniek zijn een aantal doelstellingen opgesteld voor het implementeren van Blue10, zoals het reduceren van handmatige handelingen, digitaal rondsturen en terugzoeken van facturen en inkoopordermatching met MS Dynamics NAV. Voorheen was niet altijd duidelijk waar de factuur in de organisatie lag, laat staan wat de status van een factuur was. Met behulp van Blue10 hebben zij dit inzicht wel gekregen. Het systeem registreert bovendien, in de vorm van een digitale ‘audit trail’, welke medewerker op welk moment een factuur heeft behandeld, inclusief eventuele opmerkingen. Op deze manier heeft AWL meer grip gekregen op het complete verwerkingsproces van haar inkoopfacturen.
Hoe gaat het werken met Blue10?
Met behulp van de Blue10 workflow kunnen de binnengekomen facturen digitaal rondgestuurd, goedgekeurd en teruggezocht worden. Moniek Nieuwenhuizen-Bouw, controller bij AWL Techniek, vertelt hoe zij een versnelling in de verwerking van de inkoopfacturen heeft gerealiseerd: ‘De binnenkomende facturen worden dagelijks direct gescand. Na de registratie in Dynamics NAV, wordt de factuur doorgestuurd naar de verantwoordelijke budgethouder. Vanuit Blue10 wordt automatisch een notificatiemail verzonden wanneer een gebruiker een factuur kan autoriseren. Ook het terugzoeken van eerder verwerkte facturen is erg eenvoudig. Aan de hand van diverse kenmerken kan een factuur direct en eenvoudig teruggevonden worden in het digitale archief. Deze veranderingen hebben de snelheid in het goedkeuringsproces aanzienlijk verhoogd.’
Wat levert inkoopordermatching van Blue10 op voor AWL Techniek?
De meeste facturen die AWL ontvangt, hebben betrekking op eerder aangemaakte inkooporders. Blue10 biedt de mogelijkheid om binnenkomende facturen automatisch te matchen met de betreffende inkooporders. Dirk Everaarts, logistiek manager bij AWL Techniek vertelt over inkoopordermatching binnen het bedrijf: ‘Indien de factuur overeenkomt met de inkooporder, worden automatisch de ontvangsten opgehaald en wordt de factuur automatisch geboekt in Dynamics NAV. Indien de factuur niet overeenkomt met de inkooporder, wordt de factuur naar de verantwoordelijke inkoper gestuurd. Op deze manier worden onze inkopers zichzelf ook meer bewust van een goede registratie van de inkoopverplichtingen en het bijhouden van stamgegevens, zoals artikelprijzen. Een goede registratie van de inkooporder voorkomt correctiewerk bij het ontvangen van de inkoopfactuur.’
Welke voordelen levert Blue10 op in combinatie met MS Dynamics NAV?
Blue10 is webbased, beschikt over een sterke integratie met Dynamics NAV en wordt ‘naast’ Dynamics NAV gebruikt. Moniek Nieuwenhuizen-Bouw vertelt over de voordelen die dit oplevert: ‘Binnen ons bedrijf zijn diverse mensen betrokken bij de verwerking en goedkeuring van inkoopfacturen. Wij wilden deze mensen dan ook graag toegang geven tot het systeem, maar wel met verschillende bevoegdheden. Blue10 biedt deze mogelijkheid en bovendien kunnen wij ook nog eens een onbeperkt aantal administraties en gebruikers in het systeem aanmaken. Hiermee hebben alle verantwoordelijke mensen ook daadwerkelijk toegang tot het systeem om de eigen facturen af te handelen. Doordat Blue10 ‘naast’ Dynamics NAV werkt, waren er bovendien geen extra gebruikerslicenties nodig voor Dynamics NAV. Ook dat is een voordeel.’
Net als AWL correctiewerk voorkomen?
Vraag een 1-op-1 demo aan
