Het inkoopordersrapport is opgebouwd in Power BI en biedt inzicht in het proces rondom de verwerking en matching van inkooporders. Als jouw organisatie werkt met inkooporders, is dit rapport een verdieping op het leveranciersrapport. Het is een losstaand rapport en kan bijvoorbeeld met de inkoopafdeling worden gedeeld, zodat zij zelf inzage krijgen in de prestaties per leverancier of inkoper. Het inkoopordersrapport is onderdeel van het standaard Blue10 Power BI rapport. Data uit jouw eigen Blue10-omgeving wordt hiermee inzichtelijk gemaakt, nadat deze is opgehaald via een snelle en veilige verbinding met de OData API. In een ander blog lees je hier meer over.
Welke inzichten biedt het inkoopordersrapport?
Het rapport bestaat uit twee pagina’s: het inkoopordersoverzicht en een inkoopordersverdieping. We leggen per pagina uit welke inzichten en informatie je kunt verwachten. Meer informatie over alle Standaard Blue10 Power BI rapporten vind je hier.
1. Inkoopordersoverzicht
Bovenaan het rapport kun je filteren op een zelfgekozen periode, administratie(s) of leverancier(s). Dit is handig als je verder wil inzoomen op een bepaalde situatie of wil zien of eventuele verbeteringen in het proces effect hebben op een korte of langere termijn.
Orders gematcht/niet gematcht
Geeft een totaalbeeld van het percentage inkooporders dat gematcht is met het aantal facturen per jaar. Selecteer bovenaan één administratie voor een specifieker inzicht.
Een hoog matchingspercentage wijst op een soepel proces. Een laag percentage of een periode met lagere percentages laten zien dat er extra aandacht nodig is voor je proces.
Top 20 leveranciers zonder 100% match (aantal)
Dit overzicht toont over de geselecteerde periode en/of administratie(s) de 20 leveranciers met het grootste aantal facturen waarvan de inkooporder niet 100% overeenkomt met de factuur. Je ziet hier het matchingspercentage , het aantal facturen met inkooporder en het aantal facturen zonder match.
Top 20 inkopers laagste matchingspercentage
Dit overzicht toont over de geselecteerde periode en/of administratie(s) de 20 inkopers met het laagste matchingspercentage. Wanneer er veel verschillen te zien zijn tussen de matchingspercentages en inkopers, is het goed te kijken naar de werkwijzen binnen het team. Mogelijk is er sprake van een afwijkende manier van bestellen of ontbreken er vaak gegevens.
Top 20 leveranciers laag percentage inkooporders
Dit overzicht toont over de geselecteerde periode en/of administratie(s) de 20 leveranciers waarbij het laagste percentage van het totaal van de facturen van die leverancier is gekoppeld aan een inkooporder. Is er een leverancier bij wie dit het geval is? Dan wijst dit mogelijk op ad-hoc bestellingen buiten het afgesproken proces om.
Top 20 leveranciers zonder 100% inkooporders
Dit overzicht toont over de geselecteerde periode en/of administratie(s) de 20 leveranciers zonder 100% inkooporder. Dat kan verschillende oorzaken hebben zoals specifieke afspraken, maar ook bestellingen die verkeerd zijn verwerkt. Met dit overzicht heb je een vertrekpunt om te achterhalen of het ontbreken van inkooporders klopt of niet.
Hier zie je welke leveranciers een factuur verstuurden zonder dat er een inkooporder is aangemaakt door de inkoper.
Leveranciers met meer dan één inkoper/besteller
Dit overzicht toont per administratie en leverancier hoeveel inkopers eraan zijn gekoppeld en om welke inkopers het gaat (indien beschikbaar). Zijn er meerdere inkopers per leverancier, dan is het belangrijk onderling goede afspraken te maken. Zo voorkom je verschillende prijsafspraken en levervoorwaarden.
Inkoopordersverdieping
In aanvulling op de overzichtspagina, waar een aantal vaste filters zijn ingesteld, biedt deze verdiepingspagina de mogelijkheid om flexibel te filteren op een zelfgekozen periode. Verder kun je op leveranciersniveau inzoomen om meer inzicht te krijgen in de matching van inkooporders en open facturen zonder match van deze specifieke leverancier(s).
Ga met je cursor over de grafiek om meer informatie te zien, zoals het totale factuurbedrag.
Verder vind je de volgende informatie, zoals ook omschreven bij de overzichtspagina:
Orders gematcht/niet gematcht
Leveranciers zonder 100% match
Leveranciers zonder 100% inkooporders
Matchingspercentage per inkoper
Open facturen zonder match
Hoe krijg je toegang tot het inkoopordersrapport?
De standaard Blue10 Power BI rapporten zijn beschikbaar als onderdeel van het Blue10 Enterprise abonnement. Heeft jouw organisatie dit abonnement al, neem dan contact op met Support. Wil je meer informatie over het Blue10 Enterprise abonnement? Lees dan hier verder.
Andere rapporten
Naast het Inkoopordersrapport, bestaan de standaard Blue10 Power BI rapporten ook uit het Leveranciersrapport en het rapport Procesverwerking & auditing.
