Hoe houd jij grip op de processen rondom de factuurverwerking binnen jouw organisatie? Met data krijg je inzicht en controle op je processen en kun je deze verder optimaliseren. De standaard Blue10 Power BI rapporten bieden je deze waardevolle inzichten op basis van data uit jouw Blue10 omgeving.
Je ziet bijvoorbeeld in één oogopslag of er sprake is van een scheve leveranciersafhankelijkheid in jouw organisatie, van welke leveranciers je verhoudingsgewijs veel creditnota’s ontvangt en welke facturen mogelijk dubbel zijn verwerkt in je administratie.
De standaard Blue10 Power BI rapporten zijn recentelijk verbeterd en zijn onder andere nu ook los van elkaar te downloaden. In deze blog gaan we uitgebreid in op de vernieuwde rapporten en hoe je deze in gebruik neemt.
Let op: De standaard Blue10 PowerBI rapporten zijn beschikbaar binnen het Enterprise-abonnement.
Dit is er nieuw
- De rapporten zijn nu los van elkaar te downloaden, met de achterliggende gedachte dat je zelf kunt kiezen met welke afdelingen of personen je rapporten deelt binnen je organisatie.
- De opzet en gebruiksvriendelijkheid zijn aangepast. De overzichtspagina’s van de rapporten zijn voorzien van vaste periodefilters. Zo zie je snel of een doorgevoerde verbetering effect heeft ten opzichte van drie jaar, één jaar, de laatste 90 dagen of de laatste 30 dagen.
- Naast een overzichtspagina kennen de rapporten ook verdiepingspagina’s met interactieve mogelijkheden. Hier kun je naar wens op diverse onderdelen filteren, zoals de periode, administratie, leverancier of gebruiker.
- Om actuele data veilig op te halen uit jouw Blue10 omgeving en deze in Power BI te laten zien, gebruiken we nu de Odata API. Je activeert een rapport éénmalig met een door Blue10 verstrekte toegangssleutel.
Drie verschillende rapporten
We gaan in deze blog kort in op de verschillende rapporten. Wil je meer weten over een specifiek rapport, klik dan verder op de links om naar de verdiepende blogs te gaan.
Het leveranciersrapport
Het leveranciersrapport biedt inzicht in de relatie met de leveranciers van jouw organisatie. Dit rapport kan meerwaarde bieden bij het maken van een periodieke leveranciersbeoordeling.
Je krijg onder andere zicht op:
- Een mogelijke (te grote) afhankelijkheid van één of meerdere leveranciers.
- Welke leveranciers verhoudingsgewijs veel creditnota’s sturen, bijvoorbeeld doordat er veel fouten voorkomen.
- Het interne goedkeurings- en betaalgedrag per leverancier. Worden facturen van een bepaalde leverancier vaak te laat betaald of duurt de goedkeuring lang?
Het leveranciersrapport is opgebouwd in drie verschillende pagina’s. De overzichtspagina werkt met vaste periodefilters (drie jaar, één jaar, laatste 90 dagen en laatste 30 dagen). Op die manier krijg je snel inzicht over een langere periode en bekijk je vervolgens of een aanpassing in het proces in een recente periode heeft gezorgd voor een verbetering.
Naast de overzichtspagina is er ook een verdiepingspagina, waarin je als gebruiker zelf een tijdseenheid selecteert en/of kunt filteren op een specifieke leverancier. Tot slot is het via de vergelijkingspagina mogelijk om leveranciers te vergelijken, bijvoorbeeld als je twee leveranciers hebt die eenzelfde soort dienst leveren.
Meer weten over het leveranciersrapport? Lees hier meer.
Het inkoopordersrapport
Dit rapport geeft inzicht in het proces rondom de verwerking en matching van inkooporders. Als jouw organisatie werkt met inkooporders, is dit rapport een verdieping op en kan bijvoorbeeld met de inkoopafdeling worden gedeeld, zodat zij zelf inzage krijgen in de prestaties per leverancier of inkoper.
Het inkoopordersrapport bestaat uit een overzichtspagina en een verdiepingspagina. Hier vind je onder andere het matchingspercentage per leverancier, al dan niet gecombineerd per inkoper. Zo zie je bijvoorbeeld leveranciers met een laag matchingspercentage, zodat er gerichte verbeteringen mogelijk zijn.
Op de verdiepingspagina is het ook mogelijk om een specifieke leverancier uit te diepen in combinatie met inkooporders. Als je in Blue10 de juiste zoekrechten hebt open je via het inkoopordersrapport direct de betreffende documenten in Blue10 voor meer details.
Meer weten over het inkoopordersrapport? Lees hier meer.
Rapport procesverwerking & auditing
Het rapport procesverwerking & auditing geeft je meer inzicht in het verwerkingsproces in Blue10 én biedt ondersteuning bij audits over het inkoopproces. Zo zie je onder andere dubbele facturen, gewijzigde gebruikers en hoeveel tijd er gemiddeld nodig is voor de verwerking van een factuur. Met deze inzichten monitor je je processen en stuur je gericht bij waar nodig.
Het rapport procesverwerking & auditing bestaat uit meerdere pagina’s:
- Procesverwerking. Hier vind je informatie over de duur van iedere stap in je proces. Deze pagina geeft inzicht in eventuele bottlenecks in het proces, waarbij je kunt inzoomen op een specifieke gebruiker of leverancier.
- Auditing facturen & leveranciers. Hier is inzichtelijk of er facturen gewijzigd of uit Blue10 verwijderd zijn na het boeken. Ook is er een inzicht dat aangeeft of er opvallende factuurbedragen zijn t.o.v. gemiddeld factuurbedrag bij die leverancier. Aan de hand van deze inzichten kun je als gebruiker van het rapport bepalen of de wijzigingen te verklaren zijn en bijvoorbeeld controleren of deze ook in het boekhoudsysteem zijn doorgevoerd.
- Dubbele facturen. In Blue10 wordt in het valideerscherm een check uitgevoerd op dubbele facturen. Hierbij wordt gecontroleerd of precies dezelfde factuur al in dezelfde administratie bestaat. In dit Power Bi rapport maken we inzichtelijk of we gelijkenissen zien over administraties heen óf dat we binnen eenzelfde administratie facturen zien met veel gelijke karakteristieken. Het is vervolgens aan de gebruiker van het rapport om te bepalen of het klopt dat deze facturen zulke gelijkenissen vertonen of dat er per ongeluk toch facturen dubbel geboekt zijn met bijvoorbeeld een verkeerd ingevoerd factuurnummer.
- Auditing gebruikers. Op deze pagina van het rapport zijn wijzigingen in gebruikersrechten over tijd inzichtelijk. Zo kun je bijvoorbeeld eenvoudig zien welke gebruikersrechten er gewijzigd zijn gedurende een boekjaar. Deze informatie kan ondersteunend zijn tijdens een audit. Ook is er een inzicht die informatie toont over welke gebruikers er relatief vaak facturen goedkeuren die boven 80% van hun goedkeurlimiet zitten.
- Auditing grootboeken. Deze pagina geeft inzicht in mogelijke inconsistentie in boekingen, als dezelfde leverancier op verschillende grootboeken geboekt wordt. Daarnaast geeft deze pagina eenvoudig inzicht in welke leveranciers er op één grootboek geboekt worden om bewust te worden van de diverse leveranciers op mogelijk soort gelijke diensten of producten.
Meer weten over het rapport procesverwerking & auditing? Lees hier meer.
Altijd de meest actuele data
De inzichten die gepresenteerd worden in de standaard Blue10 Power BI rapporten komen direct uit je Blue10 omgeving. Na verversing van het rapport is deze direct weer actueel en synchroon met de data uit de klantomgeving. Je bepaalt als gebruiker zelf wanneer je het rapport ververst. Wanneer je het rapport naar Power Bi Online publiceert, is een automatische nachtelijke synchronisatie mogelijk. Dit stel je zelf eenvoudig in. Let op: het gebruik van de rapporten in de online omgeving van Power BI vereist een Power BI pro-licentie.
Het is niet mogelijk om data uit de Power BI rapporten te verwijderen. Met name de rapporten die betrekking hebben op procesverwerking & auditing bieden feitelijk actielijstjes die een gebruiker kan afwerken. De gepresenteerde data zijn echter niet bedoeld om af te strepen. We adviseren dan ook om eventuele acties die hieruit voortkomen apart vast te leggen en naast het rapport mee te tonen bij een accountantscontrole.
Rapporteren genereren met data uit jouw Blue10 omgeving
Niet alleen zijn de gepresenteerde inzichten in de standaard Blue10 Power BI rapporten vernieuwd, ook de manier waarop toegang wordt verkregen tot de data is aangepast. Vanaf nu gaat dit via de Odata API. Dat heeft een aantal voordelen:
- Rapportages, zoals de standaard Blue10 Power BI rapporten, worden eenvoudig gekoppeld. Hierdoor zijn er minder handmatige acties nodig.
- Database uitbreidingen worden automatisch ondervangen met de Odata API.
- De connectie met de Odata API is actueel en direct op de data, daarom is realtime weergave van de data mogelijk.
- De Odata API is een veilige manier om data mee op te halen.
Aan de slag met de vernieuwde standaard Blue10 Power BI rapporten
Wil je beginnen met de vernieuwde standaard Blue10 Power BI rapporten? Of zelf aan de slag om een rapport te maken? Als onderdeel van het Blue10 Enterprise abonnement krijg je hier toegang toe. Lees hier meer.
Liever een eigen rapport maken? Of uitbreiden?
De vernieuwde standaard Blue10 Power BI rapporten zijn opgesteld aan de hand van verkregen feedback in de afgelopen jaren en op basis van onze eigen ervaringen bij het automatiseren van (inkoop)processen bij onze klanten. De standaard Power Bi rapporten zijn templates die je kunt downloaden en direct te gebruiken zijn. Indien gewenst, kun je zelf deze rapporten verder aanpassen naar wens. Ook is het mogelijk om in Power Bi nog meer databronnen te koppelen om deze data te combineren. Wil je liever zelf inzichten maken of gebruik je een andere datavisualisatietool, zoals Excel, Qlick of Tableau, dan is dat ook mogelijk.
