Werken met peppol in blue10

Blue10 > Werken met peppol in blue10

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-line) is een Internationaal afsprakenstelsel die het mogelijk maakt voor bedrijven en overheidsinstellingen om onderling elektronische documenten, zoals facturen, uit te wisselen. Wie kiest voor Peppol werkt veilig, snel en efficiënt. Het is mogelijk om elektronische facturen via Peppol te ontvangen en verwerken in Blue10. In dit blog vertellen we er meer over.

Waarom bestaat Peppol?

Met Peppol kunnen bedrijven en overheden op een gestandaardiseerde manier elektronische documenten uitwisselen. Elk land hanteert eigen standaarden voor het verzenden en ontvangen van (e)-facturen, wat het soms ingewikkeld maakt om een factuur op de juiste wijze te verzenden of ontvangen. Met Peppol zijn deze standaarden vastgelegd en is documentuitwisseling een stuk eenvoudiger, sneller en veiliger.

Het uitwisselen van facturen via Peppol is voor bedrijven en overheid in België vanaf 2026 verplicht. Binnen Nederland is er momenteel alleen een verplichting voor alle overheidsorganisaties om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken met Peppol. Meer weten over de ontwikkelingen rondom Peppol? Lees hier meer.

Welke voordelen heeft het werken met Peppol?

Bespaar tijd: binnenkomende facturen worden direct verwerkt en ingeboekt in het boekhoudsysteem;
Veilig werken: omdat zowel de zender en ontvanger zijn geïdentificeerd, weet je zeker dat documenten op de juiste plek terechtkomen. Spookfacturen zijn uitgesloten en de kans op een datalek is nihil;
Minder boekhoudfouten: geen handmatig uitzoekwerk nodig door directe verwerking;
Eenvoudig factureren: met de standaarden van Peppol kunnen bedrijven en overheden over de hele wereld gegevens uitwisselen. Voordat het document wordt verzonden is al duidelijk welke gegevens vereist zijn, zodat onvolledige documenten niet meer voorkomen.
Klaar voor de toekomst: steeds meer bedrijven verzenden en/of ontvangen e-facturen door de vele voordelen die erbij horen. We verwachten dat dit in de toekomst alleen maar toeneemt.

Peppol-facturen verwerken in Blue10

Het is mogelijk om jouw inkoopfacturen te ontvangen in Blue10, wanneer deze vanuit je leverancier via het Peppolnetwerk worden verstuurd. Blue10 heeft een integratie met een gecertificeerd Access Point om de inkoopfacturen te kunnen ontvangen. In het Peppolnetwerk vindt de uitwisseling van documenten plaats via gestructureerde tekstregels, welke wij kennen als een XML-bestand. Blue10 kan de volgende XML-standaarden verwerken: Peppol BIS Billing v3, CreditNote UBL en Peppol BIS Billing v3 Invoice UBL.

Een factuur ontvangen via Peppol bestaat uit minstens een elektronische factuur (XML), met eventuele bijlagen zoals de factuur in een PDF. Omdat er in alle gevallen sprake is van een elektronische factuur, leest Blue10 de gegevens uit van dit bestand voor verdere verwerking. Een factuur ontvangen via Peppol kun je dus beschouwen als elektronische factuur en wordt ook als zodanig verwerkt. Standaard vind je elektronische facturen terug in het valideerscherm. Omdat een elektronische factuur bestaat uit voor mensen onleesbare bestanden, zoals XML, maakt Blue10 er een leesbare variant van. Zo zie je in het valideerscherm snel welke gegevens er op de factuur staan. Eventuele bijlagen kun je hier ook inzien.

Soms vind je een elektronische factuur terug onder de tegel Boeken. Dit is het geval als je gebruik maakt van een boekingstemplate of e-factuur template. Als de factuur geheel sluitend is én je maakt gebruik van een template, dan slaat de e-factuur het valideerscherm over. Is dit niet gewenst, bekijk dan of je iets kunt wijzigen in de templates. Lees meer over boekingstemplates.

In combinatie met een Enterprise abonnement van Blue10 kan je e-factuur templates toewijzen aan het document, zodat deze automatisch wordt geboekt in jouw boekhoudsysteem. Lees er hier meer over.

Inkoopfacturen ontvangen via Peppol in Blue10?

Wil je inkoopfacturen via Peppol ontvangen in Blue10, dan is een registratie van je bedrijf op het Peppol-netwerk benodigd. Dit regel je via Blue10 en doen wij geheel kosteloos wanneer je nog geen (andere) registratie hebt op het Peppol-netwerk. Regel je aanvraag door in te loggen in Blue10 en via Beheer > Inbox-instellingen je gegevens in te voeren. Heb je deze optie niet? Vraag dan iemand met beheerdersrechten om de aanvraag te doen.

Bovenstaande afbeelding laat de weg zien die een e-factuur via Peppol aflegt.

Veelgestelde vragen

Wat is een Peppol ID?

Je registreert je op het Peppol-netwerk met een KVK-nummer, btw-ID of OIN-nummer. Dit is jouw Peppol-ID. Meer weten? Lees hier verder.

Hoe kan ik een Peppol ID aanvragen?

Om in Blue10 documenten te kunnen ontvangen via Peppol, is per bedrijf een apart Peppol ID benodigd. Gebruikers met een beheerdersrol kunnen dit ID in Blue10 aanvragen.

Volg onderstaande stappen in Blue10 om een Peppol ID aan te vragen:
1. Ga naar Beheer en klik op Inbox-instellingen.
2. Selecteer het gewenste bedrijf.
3. Klik op de knop ‘Vraag Peppol receiver ID aan’. Er opent een nieuw venster.
4. Vul in dit venster de volgende gegevens in:
– Handelsnaam
– KVK nummer
– Btw nummer
5. Klik op Verstuur.

Blue10 ontvangt vervolgens de aanvraag en neemt contact op voor verdere afhandeling van de registratie. Andere beheerders van de betreffende Blue10-omgeving worden op de hoogte gebracht van het verzoek.

Heeft het bedrijf al een Peppol ID? Dan is in plaats van de knop ‘Peppol ID registreren’ het ID zichtbaar.

Waar kan ik mijn Peppol ID inzien?

Je vindt jouw Peppol ID in Blue10 via Beheer > Inboxinstellingen. Op deze pagina kun je het Peppol ID per bedrijf inzien.
Heb je nog geen Peppol ID? Geen probleem – je kunt deze direct aanvragen via dezelfde pagina met de knop ‘Vraag Peppol receiver ID aan’. De aanvraag geldt per bedrijf, omdat per bedrijf een uniek ID benodigd is.
Om een Peppol ID aan te vragen heb je beheerdersrechten in Blue10 nodig.

Welk access point gebruikt Blue10?

De integratie voor het verwerken van Peppol documenten in Blue10 verloopt via Tickstar.

Ik ben al ergens anders aangemeld om Peppol-facturen te ontvangen. Wat moet ik doen?

Je kunt een administratie maar op één plek aanmelden om documenten via Peppol te ontvangen. Elke situatie en oplossing is hierbij anders. Neem contact op met support@blue10.com om jouw specifieke vraag te bespreken.

Kan ik een bijlage ontvangen bij een Peppol-factuur?

Het is mogelijk om een bijlage te ontvangen bij een Peppol-factuur. Als een bijlage wordt meegestuurd, is deze zichtbaar in Blue10 onder het tabblad ‘Bijlages’. Voor Exact Online wordt deze bijlage ook meegestuurd naar het boekhoudsystemen. Voor andere boekhoudsystemen is de bijlage alleen beschikbaar in Blue10.

Krijg ik een melding als er facturen via Peppol ontvangen zijn in Blue10?

Peppol-facturen worden op dezelfde manier verwerkt als een ‘gewone’ factuur die via e-mail binnenkomt in Blue10. Dit betekent dat er geen melding wordt verstuurd wanneer een factuur via Peppol is ontvangen. In de documenthistorie is wel zichtbaar dat het document via het Peppol-netwerk is ontvangen.

Wat kost het verwerken van Peppol-facturen in Blue10?

Het ophalen en verwerken van een Peppol document wordt ondersteund bij de abonnementen Scan & Herken, MKB en Enterprise. Op dit moment telt een succesvol verwerkt Peppol-document hetzelfde als een regulier document uit de documentvoorraad die bij je abonnement hoort.

Hoe verloopt de koppeling na goedkeuring en boeking met Exact Online van UBL-facturen?

De manier waarop het document wordt geboekt is hetzelfde als bij een reguliere PDF-factuur. Het is mogelijk in de workflow van Blue10 de kostenregels te coderen, waarna deze regels geboekt worden naar het boekhoudsysteem.