Het leveranciersrapport, opgebouwd in Power BI, biedt inzicht in de samenwerking tussen jouw organisatie en haar leveranciers. Het is een handig hulpmiddel voor onder andere inkopers en controllers die inzicht en grip zoeken voor hun processen en samenwerking met leveranciers. Gebruik het rapport bij een periodieke leveranciersbeoordeling of als onderbouwing wanneer je (betere) afspraken wil maken met leveranciers. Vermoed je dat er sprake is van een (te grote) leveranciersafhankelijkheid? Ook dit zie je snel terug in het leveranciersrapport. Het leveranciersrapport is onderdeel van het standaard Blue10 Power BI rapport. Data uit jouw eigen Blue10-omgeving wordt hiermee inzichtelijk gemaakt, nadat deze is opgehaald via een snelle en veilige verbinding met de OData API.
Welke inzichten biedt het leveranciersrapport?
Het rapport bestaat uit drie pagina’s: het leveranciersoverzicht, de leveranciersverdieping en de leveranciersvergelijking. In deze blog gaan we dieper in op de verschillende pagina’s en hoe deze zijn opgebouwd. Meer informatie over alle Standaard Blue10 Power BI rapporten vind je hier.
1.Leveranciersoverzicht
Bovenaan het rapport kun je filteren op een zelfgekozen periode of administratie(s). Dit is handig als je verder wil inzoomen op een bepaalde situatie of wil zien of eventuele verbeteringen in het proces effect hebben op een korte of langere termijn.
Aantal facturen
Hoeveel facturen zijn er door de geselecteerde leveranciers verstuurd tijdens de geselecteerde periode? Gaat het om credit- of debetfacturen?
Top 20 facturen (aantal)
Dit overzicht toont over de geselecteerde periode en/of administratie(s) de 20 leveranciers waarvan je de meeste facturen hebt ontvangen, met daarbij het percentage t.o.v. het totaal ontvangen facturen in die periode. Is dit een erg hoog percentage, dan wijst dit mogelijk op een hoge leveranciersafhankelijkheid.
Top 20 factuurbedragen (hoogte)
Dit overzicht toont over de geselecteerde periode en/of administratie(s) de 20 leveranciers waarbij het totale factuurbedrag het hoogste is, met daarbij het percentage t.o.v. de totale uitgave in die periode. Zo zie je snel aan welke leverancier je meest betaalt.
Top 20 creditfacturen (aantal)
Dit overzicht toont over de geselecteerde periode en/of administratie(s) de 20 leveranciers waarvan je de meeste creditfacturen hebt ontvangen. Hier zie je het aantal ontvangen creditfacturen, met daarnaast het totaal aantal aan ontvangen facturen van deze leverancier. Onder ‘% credit’ zie je het percentage aan creditfacturen op basis van het totaal aantal facturen van deze leverancier. Is het percentage hoog? Dan kost deze leverancier je administratief waarschijnlijk veel tijd en kun je dit proberen te verbeteren.
Betaalstatus
Bekijk hier hoeveel facturen al dan niet tijdig zijn betaald. Hierbij kijken we naar de betaaldatum van de factuur, die we ophalen uit het boekhoudsysteem. Ontbreekt de betaaldatum, dan gaan we ervanuit dat de factuur nog niet betaald is. We controleren dan op de vervaldatum en de huidige datum i.c.m. de gekozen conditie in het valideerscherm in Blue10.
Als er regelmatig facturen te laat betaald worden en je meer inzicht wilt in het goedkeurproces om te zien waar optimalisaties plaats kunnen vinden, bekijk dan de pagina ‘Procesverwerking’ van het standaard Blue10 Power Bi rapport ‘Procesverwerking & auditing’.
Gemiddeld aantal dagen tussen goedkeuren en betalen
Het gemiddeld aantal dagen tot goedkeuren en betalen van een factuur. Afhankelijk van je workflow in Blue10 wordt dit als volgt berekend:
Post-Approve-Pay: het aantal dagen tussen boeken en goedkeuren voor betaling.
Approve-Post-Pay: het aantal dagen tussen valideren en goedkeuren voor betaling.
Tip: als je niet weet welke workflow je hebt, open dan Blue10 en bekijk het dashboard. De volgorde van laatste drie tegels bepalen het type workflow, zie de afbeeldingen.
Een dashboard in Blue10 met een Post-Approve-Pay workflow
Een dashboard in Blue10 met een Approve-Post-Pay workflow
Top 20 facturen te laat betaald
Dit overzicht toont over de geselecteerde periode en/of administratie(s) de 20 leveranciers waarbij het grootste aantal facturen te laat betaald zijn. Je ziet hier wat het gemiddeld aantal dagen is dat deze facturen te laat betaald zijn, om hoeveel facturen het gaat en hoeveel facturen er in totaal van deze leverancier in de geselecteerde periode en/of administratie gevonden zijn. Zo zie je snel bij welke leveranciers het betaalgedrag wellicht een negatieve invloed kan hebben op de relatie met deze leverancier.
Bovenstaande afbeelding is een weergave van het leveranciersoverzicht
2. Leveranciersverdieping
In aanvulling op de overzichtspagina, waar een aantal vaste filters zijn ingesteld, biedt deze verdiepingspagina de mogelijkheid om flexibel te filteren op een zelfgekozen periode. Verder kun je op leveranciersniveau inzoomen om meer inzicht te krijgen in je relatie met een specifieke leverancier, bijvoorbeeld als voorbereiding op een gesprek over prijsafspraken. Ga met je cursor over de grafiek om meer informatie te zien, zoals het totale factuurbedrag.
Verder vind je de volgende informatie, zoals ook omschreven bij de overzichtspagina:
Aantal facturen
Betaalstatus
Bedrag
Gemiddeld aantal dagen tot goedkeuren en betalen
3. Leveranciersvergelijking
Vergelijk één of meerdere leveranciers met elkaar over een zelfgekozen periode. Zo zie je bijvoorbeeld of vergelijkbare leveranciers veel van elkaar verschillen in de gefactureerde bedragen per maand en de betaalstatus. Dit biedt inzicht in verschillen tussen leveranciers, zodat je hier eventuele acties op kunt ondernemen.
Hoe krijg je toegang tot het leveranciersrapport?
De standaard Blue10 Power BI rapporten zijn beschikbaar als onderdeel van het Blue10 Enterprise abonnement. Heeft jouw organisatie dit abonnement al, neem dan contact op met Support. Wil je meer informatie over het Blue10 Enterprise abonnement? lees dan hier verder.
Andere rapporten
Naast het Leveranciersrapport, bestaan de standaard Blue10 Power BI rapporten ook uit het Inkoopordersrapport en het rapport Procesverwerking & auditing.
