Het rapport procesverwerking & auditing geeft je meer inzicht in het verwerkingsproces in Blue10 én biedt ondersteuning bij audits over het inkoopproces. Zo zie je onder andere dubbele facturen, gewijzigde gebruikers en hoeveel tijd er gemiddeld nodig is voor de verwerking van een factuur. Met deze inzichten monitor je je processen en stuur je gericht bij waar nodig.
Het rapport procesverwerking & auditing is onderdeel van het standaard Blue10 Power BI rapport. Data uit jouw eigen Blue10-omgeving wordt hiermee inzichtelijk gemaakt, nadat deze is opgehaald via een snelle en veilige verbinding met de OData API. Lees hier meer.
Er zijn twee verschillende versies van de pagina Procesverwerking, namelijk ‘Procesverwerking – PAP’ en ‘Procesverwerking – APP’. Welke pagina voor jou van toepassing is, hangt af van de manier waarop jouw proces in Blue10 is ingesteld. Als je dit zelf niet weet, kun je dit eenvoudig laten controleren door iemand die facturen verwerkt in jullie organisatie. Als deze gebruiker inlogt in Blue10 ziet hij of zij een van onderstaande dashboards.
Het is belangrijk dat je de pagina met het proces dat niet overeenkomt met jullie Blue10 omgeving uit dit Power Bi rapport verwijdert. Deze pagina geeft voor jullie omgeving namelijk onjuiste inzichten.
Komt na de stap valideren het boeken van een factuur? Dan kies je voor de versie Post-Approve-Pay (Procesverwerking – PAP)
Komt na de stap valideren het goedkeuren van een factuur? Dan kies je voor Approve-Post-Pay (Procesverwerking – APP)
1.1. Procesverwerking (Post-Approve-Pay)
Bovenaan het rapport kun je filteren op een zelfgekozen periode, administratie(s), leverancier(s) of gebruiker(s). Dit is handig als je verder wil inzoomen op een bepaalde situatie of wil zien of eventuele verbeteringen in het proces effect hebben op een korte of langere termijn.
Gemiddeld aantal dagen tussen ontvangst en boeken
Deze tabel toont per maand hoeveel dagen er gemiddeld zitten tussen het moment dat een factuur binnenkomt in Blue10 en het moment dat deze geboekt wordt in het boekhoudsysteem.
Zo zie je snel of facturen in een bepaalde periode langer blijven liggen voor verwerking.
Gemiddeld aantal dagen tussen boeken en goedkeuren
Deze tabel geeft inzicht in de tijd die gemiddeld ligt tussen het boeken van de factuur en de goedkeuring voor betaling ervan in Blue10, waarna de factuur vrij wordt gesteld voor betaling in het boekhoudsysteem.
Hier zie je of je goedkeurproces snel verloopt of dat er regelmatig vertragingen zijn bij goedkeurders, waardoor het uitdagender wordt om de factuur tijdig te betalen.
Gemiddeld aantal dagen tussen goedkeuren en betalen
Hier zie je hoelang het gemiddeld duurt van goedkeuring tot betaling in Blue10, waardoor de factuur betaalbaar wordt, tot de daadwerkelijke betaling van een factuur.
Top 20 gebruikers met hoogste gemiddeld aantal dagen in proces boeken
Dit overzicht toont over de geselecteerde filter(s) de 20 gebruikers die er gemiddeld het langst over doen om een factuur te boeken. Dit meten we aan de hand van het aantal dagen tussen het valideren en boeken van de factuur. Je ziet ook het totaal aantal facturen van de gebruiker die de actie boeken heeft uitgevoerd in de geselecteerde filter(s).
Top 20 gebruikers met hoogste gemiddeld aantal dagen in proces goedkeuren
Dit overzicht toont over de geselecteerde filter(s) de 20 goedkeurders die er gemiddeld het langst over doen om een factuur goed te keuren. Dit meten we aan de hand van het aantal dagen tussen het goedkeuren en het boeken van de factuur. Je ziet ook het aantal facturen van de gebruiker die de actie goedkeuren heeft uitgevoerd in de geselecteerde filter(s).
Gemiddeld aantal acties per factuur tussen ontvangst en boeken
Deze tabel laat zien hoeveel handelingen er gemiddeld plaatsvinden tussen de ontvangst van een factuur in Blue10 tot en met het boeken ervan in de administratie.
Tip: Klik je in deze tabel op een uitgevoerde actie, dan verschijnen in de andere tabellen alle relevante gegevens over deze actie, zoals welke gebruikers deze actie hebben uitgevoerd en hoelang deze actie gemiddeld duurde per gebruiker.
Gemiddeld aantal acties per factuur tussen boeken en goedkeuren
Hier zie je hoeveel handelingen er gemiddeld plaatsvinden tussen het moment van boeken en het moment van goedkeuren voor betaling van een factuur in Blue10.
Zo zie je snel wat vertraging veroorzaakt, bijvoorbeeld omdat er veel vragen of onduidelijkheden zijn.
Tip: Ook in deze tabel kun je op een uitgevoerde actie klikken, waardoor de andere tabellen extra informatie over deze actie laten zien.
1.2 Procesverwerking (Approve-Post-Pay)
Bovenaan het rapport kun je filteren op een zelfgekozen periode, administratie(s), leverancier(s) of gebruiker(s). Dit is handig als je verder wil inzoomen op een bepaalde situatie of wil zien of eventuele verbeteringen in het proces effect hebben op een korte of langere termijn.
Gemiddeld aantal dagen tussen ontvangst en valideren
Deze tabel toont hoeveel dagen er gemiddeld zitten tussen het moment dat een factuur binnenkomt in Blue10 en wordt gevalideerd.
Gemiddeld aantal dagen tussen valideren en goedkeuren
Deze tabel toont de gemiddelde tijd tussen het valideren van een factuur en de goedkeuring ervan.
Gemiddeld aantal dagen tussen goedkeuren en boeken
Hier zie je hoeveel tijd er gemiddeld zit tussen het moment dat een factuur is goedgekeurd en wanneer deze wordt geboekt in het boekhoudsysteem. Als deze stap lang duurt, kan het betekenen dat facturen blijven liggen nadat ze zijn goedgekeurd. De reden hiervoor kan per organisatie verschillen.
Gemiddeld aantal dagen tussen boeken en betalen
Hier zie je hoelang het gemiddeld duurt van boeken tot betaling in Blue10, tot de daadwerkelijke betaling van een factuur.
Top 20 gebruikers hoogste gemiddeld aantal dagen in proces goedkeuren
Dit overzicht toont over de geselecteerde filter(s) de 20 goedkeurders die er gemiddeld het langst over doen om een factuur goed te keuren. Dit meten we aan de hand van het aantal dagen tussen het ontvangen en het goedkeuren van de factuur. Je ziet ook het aantal facturen van de gebruiker die de actie goedkeuren heeft uitgevoerd in de geselecteerde filter(s).
Top 20 gebruikers hoogste gemiddeld aantal dagen in proces boeken
Dit overzicht toont over de geselecteerde filter(s) de 20 gebruikers die er gemiddeld het langst over doen om een factuur te boeken, vanaf het moment dat deze is goedgekeurd in Blue10. Je ziet ook het aantal facturen van de gebruiker die de actie boeken heeft uitgevoerd in de geselecteerde filter(s).
Gemiddeld aantal acties per factuur tussen valideren en goedkeuren
Hier zie je hoeveel acties er gemiddeld plaatsvinden tussen het moment van valideren en goedkeuren voor betaling van een factuur in Blue10.
Gemiddeld aantal acties per factuur tussen goedkeuren en boeken
Hier zie je hoeveel handelingen er gemiddeld plaatsvinden tussen het moment van goedkeuren voor betaling en het boeken van een factuur in Blue10.
2. Auditing facturen en leveranciers
Hier zie je in de tabellen of er oneigenlijk gedrag van toepassing is op één of meerdere facturen. Bovenin kun je een zelfgekozen periode instellen en selecteren op één of meerdere administraties.
Gewijzigd na boeken
Deze tabel toont facturen die zijn aangepast nadat ze al geboekt zijn in de administratie. Denk aan wijzigingen in bedrag, leverancier of omschrijving.
Daarnaast zie je ook door welke gebruiker de wijziging is gedaan. Door op het URL icoon vooraan de regel te klikken kom je, indien je de juiste rechten in Blue10 hebt om de factuur te zien, direct bij de desbetreffende factuur in Blue10.
Tip: bekijk of deze wijziging ook in het boekhoudsysteem is doorgevoerd. Zo houd je alle gegevens gelijk.
Verwijderd na boeken
Hier zie je of er facturen uit Blue10 zijn verwijderd na het boeken. Je ziet hier de datum waarop dit gebeurd is, door welke gebruiker dit is gedaan en wat het boekstuknummer van de factuur was. Zo kun je de factuur terugzoeken in je boekhoudsysteem, omdat de factuur niet meer in Blue10 te vinden is.
Gewijzigd na goedkeuren voor betaling
Hier zie je facturen die gewijzigd zijn nadat ze al zijn goedgekeurd voor betaling in Blue10. Je ziet wanneer de factuur is goedgekeurd, wanneer deze is gewijzigd en wat precies de wijziging is geweest. Door op het URL icoon vooraan de regel te klikken kom je, indien je de juiste rechten in Blue10 hebt om de factuur te zien, direct bij de desbetreffende factuur in Blue10. Als de wijziging juist is, raden we aan om te controleren of deze wijziging ook doorgevoerd is in het boekhoudsysteem.
Meest afwijkende factuurbedragen
In deze tabel laten we de uitschieters zien ten opzichte van het gemiddelde factuurbedrag van een leverancier. Aan de hand van dit inzicht kun je controleren of dit uitzonderlijke factuurbedrag bij deze leverancier klopt of dat een factuur misschien niet goed is verwerkt. Door op het URL icoon vooraan de regel te klikken kom je, indien je de juiste rechten in Blue10 hebt om de factuur te zien, direct bij de desbetreffende factuur in Blue10.
Gelijke IBAN voor meerdere leveranciers
Via deze tabel zie je of meerdere leveranciers hetzelfde bankrekeningnummer hebben. Blue10 synchroniseert leveranciers vanuit het boekhoudsysteem. Hier kun je dubbele leveranciers verwijderen of een eventueel verkeerd IBAN nummer aanpassen.
3. Auditing gebruikers
Facturen die boven 80% van het goedkeurlimiet zitten
Gebruikers met de rechten om facturen goed te keuren kunnen in Blue10 een goedkeurlimiet krijgen. Deze tabel toont facturen waarvan het bedrag meer dan 80% van de goedkeurlimiet van de betreffende gebruiker bedraagt. Op het moment dat een gebruikers zeer regelmatig tegen het goedkeurlimiet aan zit, kun je bekijken wat hier de reden van is. Is het goedkeurlimiet niet meer toereikend of wordt er bijvoorbeeld bewust gebruik gemaakt van het ingestelde limiet.
Gebruikers gewijzigd
Hier zie je snel bij welke gebruikers wanneer een wijziging is geweest, zoals een verandering van rol of een aanpassing in de rechten. Het is belangrijk dit te controleren als je afwijkingen ziet, bijvoorbeeld iemand die tijdelijk aangepaste rechten heeft gekregen die kort erna weer zijn ingetrokken.
Tip: Dit inzicht kan ook ondersteunend zijn tijdens een audit. Zo kun je bijvoorbeeld eenvoudig zien welke gebruikersrechten er gewijzigd zijn gedurende een boekjaar.
Gebruiker toegevoegd/verwijderd
Deze tabel toont welke gebruikers er zijn toegevoegd en verwijderd gedurende de ingestelde filter(s). Ook zie je wanneer en door wie dit is gebeurd. Dit helpt bij het monitoren van de toegang van gebruikers tot de Blue10 omgeving.
4. Dubbele facturen
Bovenin selecteer je de gewenste periode en administratie. In dit tabblad zie je of dezelfde factuur voorkomt in meerdere administraties en zie je facturen met gelijke kenmerken. Heb je de juiste zoekrechten om facturen te bekijken in Blue10, dan is het mogelijk met de URL’s direct te facturen te bekijken en controleren.
Dubbele facturen met hetzelfde factuurnummer en hetzelfde bedrag
Houd je cursor op de factuur waar je meer over wil weten en je ziet direct de informatie over de dubbele facturen: factuurnummer, leverancier, factuurdatum, bedrag en valuta. Ook toont deze tabel wat precies het verschil is: wijkt de administratie af, of de leverancier? Aan de hand van dit inzicht kun je zelf bepalen welke actie je moet ondernemen.
Dubbele facturen met verschillend factuurnummer en gelijke karakteristieken
Deze tabel laat facturen zien die een afwijkend factuurnummer hebben, maar gelijke overige kenmerken, zoals hetzelfde factuurbedrag en gelijke factuurdatum. Houd je cursor op de factuur waar je meer over wil weten en je ziet direct om welke facturen het gaat. Aan de hand van dit inzicht kun je zelf bepalen of het verschillende facturen zijn met inderdaad veel gelijkenissen óf dat er facturen dubbel geboekt zijn onder verschillende factuurnummers.
5. Auditing grootboeken
Dit tabblad geeft je inzicht in de efficiency en consistentie van je administratie. Met de gegevens controleer je of leveranciers consistent op dezelfde grootboek worden geboekt, of dat er juist meerdere leveranciers op één grootboek worden geboekt. Kies bovenin de periode, administratie(s), leverancier(s) en grootboeken waar je meer over wil weten.
Geboekt bedrag per grootboek en administratie
Deze tabel geeft een overzicht van alle grootboeken met totaalbedrag over de geselecteerde filter(s). Als je hier op een grootboek regel klikt, geeft de rechtertabel een verdieping op dat grootboek.
Boven aan de pagina kun je diverse filters instellen. Zo kun je filteren op een bepaalde periode, maar ook op een specifieke leverancier. Door dit laatste te doen, krijg je snel inzicht of een leverancier op verschillende grootboeken wordt geboekt. Als dit het geval is, zou dit kunnen duiden op inconsistentie in je boekingen.
Geboekt bedrag per leverancier per grootboek en administratie
Hier zie je naast het grootboek, de omschrijving, de administratie en het bedrag ook om welke leverancier het gaat. Als je deze tabel filtert op een specifiek grootboek zie je snel of je bijvoorbeeld samenwerkt met veel verschillende leveranciers voor dezelfde producten/diensten. Dit zou op inefficiëntie in het inkoopproces kunnen wijzen.
Hoe krijg je toegang tot het rapport procesverwerking & auditing?
De standaard Blue10 Power BI rapporten zijn beschikbaar als onderdeel van het Blue10 Enterprise abonnement. Heeft jouw organisatie dit abonnement al, neem dan contact op met Support. Wil je meer informatie over het Blue10 Enterprise abonnement, lees dan hier verder.
Andere rapporten
Naast het rapport procesverwerking & auditing, bestaan de standaard Blue10 Power BI rapporten ook uit het inkoopordersrapport en het leveranciersrapport.
