Lucardi Juweliers

Hoe verliep het factuurverwerkingsproces voorheen bij jullie?

‘Vroeger werden de facturen op papier verwerkt. Het kwam regelmatig voor dat we een factuur binnen de organisatie kwijt raakten. Om dit te voorkomen werden alle facturen die digitaal binnenkwamen twee keer geprint. Al kwam de factuur via de post binnen, dan werd deze eerst gekopieerd voordat de factuur de organisatie in ging. In de oude situatie werd vervolgens op een A5 blaadje, handmatig, de grootboekrekeningen genoteerd waar de factuur op geboekt was. Dit A5 blaadje ging samen met een kopie van de factuur in een mapje naar de juiste persoon in de organisatie. Op deze manier verdeelden wij alle facturen binnen de organisatie voor de gewenste controle en goedkeuring.’

Waarom hebben jullie gekozen voor Blue10?

‘In het verleden hadden we al eens gekeken naar de mogelijkheden om facturen digitaal te gaan verwerken. De grootste drempel was iedere keer weer de hoogte van de investering die we moesten doen. Tot het moment dat ik tijdens een diner voor CFO’s werd gewezen op Blue10, waar geen investering benodigd is. Na een korte demonstratie waren wij snel overtuigd van Blue10.’

Hoe gaat het werken met Blue10?

‘Zelfs tijdens de eerste maanden waarin we met Blue10 werkten, voelde het alsof we het papieren proces al jaren achter ons hadden gelaten. We werken sinds begin 2014 met Blue10 en wat me meteen opviel was dat we voorheen echt ontzettend veel tijd kwijt waren aan het ‘oude’ papieren verwerkingsproces van facturen. Met Blue10 worden inkomende facturen automatisch aangemaakt in ons financiële systeem MS Dynamics NAV. We boeken de regels bij de factuur en op dat moment zijn de geboekte factuurregels direct inzichtelijk in Blue10 bij de geboekte factuur. Budgethouders kunnen dus bij het controleren van een factuur direct zien hoe de factuur geboekt is in MS Dynamics NAV; echt een verademing.

Wat zijn de grootste voordelen van het werken met Blue10?

‘Het dubbel printen of kopiëren van facturen had als doel dat de administratie altijd beschikking had over een compleet archief en niet binnen de organisatie moest zoeken naar een factuur. Met behulp van Blue10 is het printen en het kopiëren van facturen verleden tijd. In Blue10 kan iedere gebruiker, uiteraard met de juiste rechten, zijn of haar facturen altijd en overal terugvinden. Het is zo heerlijk eenvoudig en gebruikersvriendelijk en tegelijkertijd doet het systeem precies waarvoor het is: altijd en overal inzicht geven in je facturen. Het systeem is heel snel binnen de organisatie in gebruik genomen, zonder lange implementatie of trainingen voor ons personeel.’

Wat is jullie ervaring met Blue10 als organisatie?

‘Aan alles binnen Blue10 merk je dat het een bedrijf is met jonge, enthousiaste en gedreven mensen. De support is ook zeer goed geregeld. Op het moment dat je een vraag hebt, kan je altijd bellen naar het supportteam en word je bijna altijd meteen geholpen. Indien nodig wordt er met behulp van TeamViewer even meegekeken en helpen ze je op die manier verder. Wij zijn ontzettend tevreden over het gebruik van Blue10 en de samenwerking met Blue10. Sinds dat wij gestart zijn, heb ik alleen nog positieve reacties vanuit onze organisatie gehoord. Ik raad het echt iedereen aan, het is zo makkelijk.’