We merken dat men ze nog regelmatig door elkaar haalt, de termen digitale en elektronische facturen. In de meeste gevallen bedoelt men precies hetzelfde, namelijk het bewegen van een papieren proces naar een geautomatiseerd proces. Er zijn echter belangrijke verschillen, met name in de verwerking van beide in de boekhouding. In deze blog leggen we uit wat digitale facturen en elektronische facturen precies zijn, en lichten we het verschil uit.
Verwarring
E-facturen, PDF-facturen, het scannen van papieren facturen, XML, en UBL. Allemaal verschillende termen die men associeert met digitale en elektronische factuurverwerking. Je komt ze tegen in whitepapers, blogs, op beurzen, op websites van partners en van concurrenten waarbij het onderscheid tussen de verschillende termen vaak onduidelijk is. De eerste term kunnen we direct voor je verduidelijken, de e-factuur is de officiële afkorting van de elektronische factuur. Heel simpel gezegd is het een digitale factuur die gemaakt is voor automatische verwerking. Het komt dus hier op neer:
- Digitale facturen: alle vormen van facturen die niet op papier staan en ‘mensen’ kunnen lezen.
- E-facturen: digitale facturen die vanuit een geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in je boekhoudsysteem.
Bovenstaand onderscheid geeft nog geen duidelijk antwoord op de vraag wat nu het verschil is tussen digitale en elektronische facturen. Hiervoor bekijken we eerst de verschillende vormen van digitale facturen.
Verschillende vormen van digitale facturen
Digitale facturen bestaan in drie verschillende hoofdvormen: een ingescande papieren factuur, een digitale factuur in PDF of Word-formaat en de elektrische of e-factuur. Het grootste verschil zit hem in de verwerking van de facturen en hoeveel manuele handelingen hierbij komen kijken. Iedere stap die men zet in het automatiseren van de verwerking van de inkoopfacturen, betekent minder verwerkingstijd en dus minder kosten.
1. De ingescande papieren factuur
Papieren facturen ontvang je per post. Het inscannen van de binnenkomende papieren facturen is een eerste stap naar een snellere en efficiëntere factuurverwerking. Nadat de factuur gescand is, herkent de factuurherkenningssoftware (OCR-software) automatisch de juiste gegevens van de factuur, zoals leverancier, factuurnummer, factuurdatum en de bedragen. Door deze gegevens van de factuur af te lezen, kan de software een factuur sneller verwerken in de financiële administratie; je hoeft deze immers niet meer handmatig in te voeren. Echter kan het handmatige inscannen van facturen een tijdrovende, en bovenal weinig uitdagende, klus zijn. Dit kan makkelijker.
2. De digitale factuur in PDF of Word-formaat
Steeds vaker bieden leveranciers hun facturen digitaal aan, meestal in een PDF-bestand en soms nog in een Word bestand. Indien je als ontvanger de verwerking van inkoopfacturen nog niet geautomatiseerd hebt, zorgt dit voor extra werk; namelijk het printen van de digitale factuur voor de handmatige verwerking in jullie organisatie. In dit geval realiseert alleen de leverancier een besparing. Organisaties die wel gebruik maken van een geautomatiseerd systeem voor het verwerken van binnenkomende facturen, juichen het aanleveren van een digitale (PDF/Word) factuur juist toe. Binnenkomende facturen hoeven, in tegenstelling tot papieren facturen, niet meer handmatig ingescand te worden. De verwerking van de factuur verloopt verder hetzelfde als de hierboven beschreven gescande versie van de papieren factuur.
3. Elektronische factuur of e-factuur
Een elektronische factuur is een vorm van een digitale factuur, maar andersom is een digitale factuur niet direct een elektronische factuur. We snappen de verwarring. Elektronische facturen, ook wel e-facturen, worden namelijk op een geheel andere manier verwerkt dan bovenstaande vormen. Waar een digitale factuur zoals een PDF eigenlijk niets meer is dan een papieren factuur die leesbaar is op een beeldscherm, is een e-factuur een digitaal bericht in computertaal. Deze standaard computertaal noemt men UBL (Universal Business Language), waar overigens al verschillende versies van verschenen (1.0, 2.0 en 2.1). De e-factuur is een document, opgemaakt in een standaard formaat (een .XML bestand), dat bestaat uit velden die software herkent en automatisch kan verwerken in een boekhoudsysteem. Omdat je als ‘mens’ de computertaal in een e-factuur niet kan lezen zie je dat leveranciers in de praktijk naast een e-factuur, automatisch een PDF meesturen.
De elektronische factuur kent nauwelijks nog administratieve handelingen en vereist praktisch gezien alleen nog goedkeuring binnen de organisatie. Hiermee is de elektronische factuur de meest geautomatiseerde variant voor het verwerken van facturen.
Conclusie
De grootste verschillen tussen bovenstaande vormen van digitale facturen zit hem dus in hoe deze zijn opgesteld door de leverancier en hoe ze bij jou in de organisatie binnenkomen. Voor jou als gebruiker mag het eigenlijk niet uitmaken hoe jouw facturen binnenkomen. Het is vooral belangrijk dat de verschillende facturen zo efficiënt mogelijk verwerkt kunnen worden binnen je organisatie, zonder dat de mensen die met het systeem werken, verschillende handelingen moeten verrichten of systemen moeten gebruiken om de facturen te verwerken.
Mocht een leverancier dus vragen of zij de facturen voortaan via de mail mogen versturen, vraag hen dan in eerste instantie om een PDF-bestand. Op die manier hoef je de factuur in ieder geval niet meer te scannen. Het zou geweldig zijn als de leverancier ook een .XML bestand kan aanleveren, maar de kans is vrij groot dat het daar nog net even te vroeg voor is. Door zoveel mogelijk facturen alvast via de e-mail (als PDF) te ontvangen, maken we de stap naar elektronische facturen weer een beetje kleiner. Het kan ons niet snel genoeg gaan, maar de geschiedenis heeft eerder uitgewezen dat het op de lange termijn beter is om kleine stapjes tegelijkertijd te zetten. Daar houden we ons dan ook graag aan vast.
Benieuwd of jouw organisatie klaar is om de stap te maken naar digitaal factureren? Lees dan deze blog over wanneer je als organisatie het beste kunt starten met het digitaliseren van je facturen.
