Worden facturen in jouw organisatie nog handmatig verwerkt? Dit is niet alleen tijdrovend, het is ook foutgevoelig. Je stelt jezelf vast en zeker wel eens de vraag: ‘Kan dat niet makkelijker?’ Ons antwoord: ‘Met Blue10 wel.’
Hoe Blue10 werkt
Met Blue10 komen boekingsdocumenten (facturen, pakbonnen en bonnetjes) in één systeem samen en worden naadloos verwerkt in de financiële administratie. Facturen kunnen bovendien eenvoudig rondgestuurd worden in de organisatie voor de gewenste goedkeuring en zijn in het digitale archief snel en eenvoudig terug te vinden. Zo doorloopt een document de volgende opeenvolgende stappen in Blue10:
Functionaliteiten
We bieden Blue10 aan in verschillende maandabonnementen: Scan & Herken, MKB en Enterprise. Welk abonnement het best bij jouw organisatie past, hangt af van de gewenste functionaliteiten waarmee je aan de slag wilt gaan. De hoogte van je abonnement wordt vastgesteld op basis van het aantal documenten dat je per maand verwerkt met Blue10.
Standaard inbegrepen in ieder Blue10 abonnement:
Onbeperkt aantal gebruikers en administraties
In Blue10 zijn het aantal gebruikers en administraties onbeperkt. Je hoeft bovendien geen gebruiker te zijn in het boekhoudsysteem om te kunnen werken met Blue10.
Support
Op onze supportwebsite vind je antwoorden op veelgestelde vragen en uitgebreide beschrijvingen van (nieuwe) functionaliteiten. Bij vragen over het gebruik van Blue10 staat onze servicedesk voor je klaar.
Hulp bij de opstart
Starten met Blue10 is eenvoudig. Op afstand helpen we je op weg om Blue10 in gebruik te nemen. Wil je liever een consultant op locatie? Informeer naar de mogelijkheden.
Digitaal archief
In Blue10 worden facturen 12 jaar lang bewaard. Hiermee voldoe je als organisatie automatisch aan de wettelijke bewaarplicht (NL) voor het bewaren van de administratie.
Functionaliteiten voor Scan & Herken
Blue10 – Scan & Herken
voor accountants, administratiekantoren en MKB bedrijven die snel en eenvoudig facturen willen boeken in de administratie.
Zelflerende documentherkenning
Dankzij OCR worden de belangrijkste gegevens van binnenkomende facturen automatisch herkend. Met machine learning worden patronen in data ontdekt en leert het systeem factuurgegevens steeds beter te herkennen.
Gebruik van de app om facturen toe te voegen
Met de Blue10 app maak je foto’s van losse facturen en (pak)bonnen en upload je deze direct naar je administratie in Blue10.
Verwerking van alle type facturen
Of je facturen nu op papier, digitaal (pdf) of elektronisch (UBL of XML) ontvangt, in Blue10 komen ze in één systeem samen en verwerk je ze snel en eenvoudig in je administratie.
Instelbaar e-mailadres per administratie, per documenttype
In Blue10 heb je de mogelijkheid om per administratie en per documenttype een e-mailadres in te stellen om facturen of andere documenten te ontvangen. Hiermee koppel je boekingsdocumenten direct aan de juiste administratie.
Extra functionaliteiten bovenop Scan & Herken
Blue10 – MKB
Voor organisaties die naast Scan & Herken ook gebruik willen maken van het digitaal rondsturen en goedkeuren van facturen.
Digitaal rondsturen & goedkeuren van facturen
Met Blue10 is het mogelijk om een factuur door één of meer medewerkers digitaal te laten controleren. Medewerkers kunnen facturen direct vergelijken met eerdere facturen van dezelfde leverancier, deze accorderen, vragen stellen, opmerkingen plaatsen en/of bijlagen toevoegen aan de gescande factuur.
Onbeperkt aantal gebruikers achtereenvolgend in een goedkeurflow
Bij het afhandelen van een factuur kan op leveranciersniveau routes voor de goedkeurflow worden ingesteld. Per goedkeurflow kun je een onbeperkt aantal stappen inrichten. Elke stap bevat een actie die gekoppeld is aan een persoon binnen de organisatie. Zodra een factuur klaar staat om goed te keuren, ontvangt de desbetreffende persoon hierover bericht.
Pakbonnen koppelen aan facturen
In Blue10 heb je de mogelijkheid om pakbonnen en facturen onafhankelijk van elkaar in te scannen en vervolgens aan elkaar te koppelen in Blue10. Hiermee kun je pakbonnen en facturen eenvoudig met elkaar vergelijken en beschik je over een compleet digitaal archief.
Automatisch blokkeren en deblokkeren van facturen voor betaling*
In Blue10 is het mogelijk om facturen direct te boeken in het boekhoudsysteem. Blokkeer de boeking voor betaling totdat deze goedgekeurd is in Blue10 door de daarvoor aangewezen persoon. Door de boeking vervolgens te deblokkeren voor betaling, komt de factuur in je boekhoudsysteem op de betaaladvieslijst terecht en hoef je niet meer handmatig te controleren welke facturen wel of niet betaald mogen worden.
*Indien functionaliteit beschikbaar in je boekhoudsysteem
Inkoopordermatching*
Door inkoopfacturen te matchen met bestellingen/inkooporders en geboekte ontvangstendie geregistreerd staan in je boekhoudsysteem, kunnen facturen die overeenkomen direct geboekt worden in je administratie. Eventuele verschillen in aantallen en bedragen zijn direct zichtbaar en kunnen in Blue10 eenvoudig worden opgelost.
*Aanpassen van verschillen in aantallen en bedragen in Blue10 is alleen mogelijk voor gebruikers van Exact Globe en Online. Gebruikers van MS Dynamics NAV hebben het voordeel van automatisch matchen en boeken van facturen, maar moeten eventuele verschillen in het boekhoudsysteem oplossen.
Extra functionaliteiten bovenop Scan & Herken en MKB
Blue10 – Enterprise
Voor organisaties die naast Scan & Herken en het digitaal rondsturen en goedkeuren van facturen ook hun interne processen verder willen optimaliseren.
SSO via Azure AD
Door in de authenticatie van de Blue10 dienst gebruik te maken van SSO via Azure AD wordt de authenticatie van gebruikers nog eenvoudiger en veiliger. SSO stelt gebruikers in staat om eenmalig in te loggen met een bedrijfsaccount waarna de gebruiker automatisch toegang heeft tot meerdere bedrijfsapplicaties. Daarnaast kan een systeem- of applicatiebeheerder gebruikers centraal beheren en kan een medewerker die uit dienst gaat in één portaal op inactief gezet worden, waarna dit direct van toepassing is op alle systemen die qua authenticatie gekoppeld zijn aan Azure AD.
Toegang tot data voor het maken van rapportages
Met leestoegang tot je eigen database, kan je de data die beschikbaar is in de Blue10 dienst gebruiken voor het maken van rapportages in Excel of voor het koppelen van een Business Intelligence/rapportage oplossing die reeds in de organisatie gebruikt wordt.
Power BI dashboards
Door middel van standaard dashboards in Power BI krijg je meer inzicht in je processen rondom de verwerking van inkoopfacturen. Hierbij kan gedacht worden aan dashboards die je informatie geven over onder andere de matching van facturen met inkooporders, het aantal verwerkte facturen per periode, leverancier, medewerker, etc. en de doorloopsnelheid van facturen in je organisatie.
Eenvoudig, gebruikersvriendelijk, praktisch en betaalbaar.
Dit zijn de vier wensen die we in 2007 stelden bij de ontwikkeling van Blue10 en die vandaag de dag nog steeds centraal staan. Dit zie je terug in ons product:
Software moet eenvoudig zijn, kinderlijk eenvoudig
Software is pas goed genoeg als het kinderlijk eenvoudig toe te passen is en je binnen vijf minuten weet waarvoor je het kan gebruiken.
Gebruiksvriendelijk in alles wat we doen
We blijven zoeken naar manieren om te verbeteren en nieuwe onderdelen van het administratieve werkproces simpeler te maken of zelfs volledig te automatiseren.
Praktische oplossingen voor complexe processen
Complexe processen vragen om simpele methoden. Dingen makkelijker maken, dat is waar we voor staan bij alles wat we doen.
Een betaalbare oplossing, geen investeringskosten
Een eenvoudig en transparant prijsmodel, in de vorm van een maandabonnement dat maandelijks opzegbaar is.
”“Wij zien de noodzaak en voordelen om te digitaliseren en we zijn blij om te zien dat veel cliënten dat helemaal met ons eens zijn”
MichielAccountant, U Adviseurs & Accountants
