De Blue10 dienst biedt de functie om de status van de facturen altijd in te zien tijdens het proces. Tevens heeft elke gebruiker de mogelijkheid facturen terug te vinden in het digitale archief. Op deze manier hoef je nooit meer te zoeken naar (oude) facturen.
Voor het zoeken van facturen zijn er verschillende niveaus qua rechten die bepalen of je een factuur kunt vinden:
- Je mag alleen facturen zien die op dat moment bij jou liggen. Bij het zoeken kun je alleen door jouw eigen stapel facturen zoeken.
- Je hebt de mogelijkheid om ook facturen te zoeken die je zelf eerder hebt gezien, maar reeds hebt verwerkt.
- Je mag door alle facturen zoeken.
Daarnaast zijn er nog twee instellingen die bepalen naar welke facturen je mag zoeken:
- Heb je toegang tot een administratie.
- Heb je het recht vertrouwelijke facturen te zien.
Of een factuur vertrouwelijk is kun je zowel op leveranciersniveau als op factuurniveau aangeven, of een gebruiker vertrouwelijke facturen mag inzien, kan de beheerder instellen in de gebruikersrechten.
Filters
Voor het terugzoeken van facturen zijn verschillende filters / zoekopties beschikbaar:
Van links naar rechts:
Overzicht
Er zijn verschillende overzichten beschikbaar. Standaard staat deze op TO-DO waarbij alleen facturen worden getoond waar wat mee gedaan moet worden. Hierbij worden facturen die in het archief liggen of de status afwachten hebben niet getoond. Wil je ook door deze facturen zoeken dan maak je dit veld leeg.
Laatste actie
Met laatste actie kun je het factuur overzicht filteren op facturen die bijvoorbeeld gescand of geboekt zijn.
Ligt bij
Als jij alle facturen mag zien dan kun je bij ligt bij een gebruiker kiezen. Het overzicht wordt dan gefilterd op facturen die bij deze gebruiker liggen. Wanneer je ‘ligt bij’ leeg maakt, zoek je door alle facturen bij alle gebruikers.
Bedrijf
Met de optie bedrijf kun je het overzicht filteren op facturen die zijn verwerkt voor een bepaalde administratie.
Debet/ Credit
Debet/Credit geeft de mogelijkheid om facturen te filteren op het kenmerk debet of credit.
Boekstuk nummer
In het veld bkst.nr kun je (een gedeelte van) een boekstuknummer uit het boekhoudpakket invullen om op basis daarvan een factuur te zoeken.
Factuur nummer
In het veld fact. nr. kun je (een gedeelte van) een factuurnummer van de leverancier vullen om een factuur te zoeken.
Leverancier
In het veld leverancier kun je (een gedeelte van) de leveranciersnaam of het leveranciersnummer invullen om het overzicht te filteren.
Geavanceerde zoekopties
Door op de +-toets rechts naast zoeken te klikken komen geavanceerde zoekopties beschikbaar.
Fact. datum van en Fact. Datum tot
Fact. datum van en Fact. datum tot geven de mogelijkheid om het overzicht te filteren op basis van een bepaalde reeks factuur data.
Scandatum van en Scandatum tot
Scandatum van en Scandatum tot geven de mogelijkheid om het overzicht te filteren op de scandatum van facturen.
Boeking
In het veld boeking kun je zoeken in de omschrijving van de geboekte factuurkop en -regels.
Inkooporder
Indien gebruik wordt gemaakt van inkooporders in de Blue10 dienst dan geeft het veld inkooporder de mogelijkheid om te zoeken op inkoopordernummers.
Tag
Bij facturen kun je een tag meegeven. In het veld tag kan er gefilterd worden op de tags die bij facturen zijn meegegeven.
Importdatum van en import datum tot
Importdatum van en import datum tot geven de mogelijkheid om het overzicht te filteren op basis van een bepaalde reeks data.
Eigen eerder geziene facturen bekijken
Indien je geen rechten hebt om alle facturen te zien, maar wel om eerder geziene facturen te zien, dan is onderstaande optie beschikbaar.
Wanneer je het vinkje onder eerder gezien aanzet, dan doorzoek je alle facturen die je eerder al gezien hebt. Zo kun je bijvoorbeeld alle facturen zoeken van een bepaalde leverancier die je eerder voorbij hebt zien komen en reeds hebt verwerkt.