WestDijk Reclame

WestDijk Reclame is een reclamebureau met al ruim 20 jaar ervaring in het reclamevak. Op het gebied van online en offline communicatie heeft WestDijk alle reclame onder één dak; van webdesign en webhosting, een ontwerpafdeling tot een studio voor belettering.

Sinds september 2014 werkt WestDijk Reclame met Invoice Management. Sabine van Dijk, financieel administrateur, vertelt wat het digitaal verwerken van facturen voor WestDijk Reclame oplevert.

Het oude proces verliep bij ons omslachtig
Voorheen verliep het factuurverwerkingsproces geheel handmatig. Sabine vertelt hierover: ‘Het vroegere proces verliep bij ons omslachtig. Facturen komen binnen per post of via de email. De digitale facturen werden uitgeprint zodat ik deze facturen net zoals de papieren facturen per post handmatig kon verwerken. Na verwerking van de facturen in ons boekhoudpakket Exact Online, kwamen de facturen in mappen terecht.’

Wat levert het digitaal verwerken voor ons op?
WestDijk wist nog niet veel over het digitaal verwerken van facturen, maar ontvingen steeds meer digitale facturen vertelt Sabine: ‘Steeds vaker stuurden leveranciers de facturen per e-mail, maar wij waren nog niet bekend met het digitaliseren van dit proces totdat wij kennis maakten met Blue10. Wij stelden onszelf de vraag: ‘’Wat levert het digitaal verwerken voor ons op?’’ Door Invoice Management zien wij dat het digitaal verwerken van facturen veel oplevert. Het werd ons snel duidelijk hoe omslachtig het handmatige verwerkingsproces is. Met Invoice Management werk je op een efficiënte manier. De software doet wat het moet doen; het digitaal verwerken van facturen. Daarnaast zijn ook de kosten aantrekkelijk, omdat je een maandabonnement afsluit gebaseerd op het aantal facturen dat je per maand verwerkt. Hierdoor is de drempel laag om met Invoice Management te beginnen.’

De software wijst zich vanzelf
De overstap naar het digitaal verwerken verliep goed volgens Sabine. Zij vertelt verder: ‘Na de opstart was het voor mijn collega’s en mij even wennen om de facturen niet meer handmatig te verwerken. Al snel zagen wij de voordelen en wij weten niet meer beter. Invoice Management is niet ingewikkeld of onduidelijk. Er zijn geen overbodige knoppen waardoor het overzichtelijk is. De software wijst zich vanzelf.’

Werken met Invoice Management levert WestDijk Reclame veel op vertelt Sabine: ‘Het verwerken van de facturen gaat veel sneller. Van de meeste leveranciers ontvangen wij de facturen per e-mail. Voor mij is het dan een kwestie om deze facturen te controleren in Invoice Management en daarna te verwerken in ons boekhoudpakket. Het is gemakkelijk om het proces van een factuur bij te houden; je ziet precies bij welke collega een factuur ligt, wie een opmerking heeft of wanneer de factuur is goedgekeurd.’

Ik hoef niet meer in de mappen te duiken
‘Ook het digitale archief is een groot voordeel. Ik hoef niet meer in de mappen te duiken, want in het archief vind ik snel en gemakkelijk een factuur terug. Het is handig dat mijn collega’s ook facturen kunnen opzoeken en inzien. Collega’s hoeven mij niet meer te storen als ze een factuur willen inzien.
Een ander pluspunt van Blue10 is de servicedesk. De servicedesk is erg klantvriendelijk en helpt mij graag als ik een vraag heb. Als mijn aanvraag is afgerond, krijg ik netjes een terugkoppeling.‘

Tot slot vertelt Sabine: ‘Als ik het huidige, digitale verwerkingsproces vergelijk met het vroegere, handmatige proces is dit een hele vooruitgang.’