WestDijk Reclame

WestDijk Reclame is een reclamebureau met al ruim 20 jaar ervaring in het reclamevak. Op het gebied van online en offline communicatie heeft WestDijk alle reclame onder één dak; van webdesign en webhosting, een ontwerpafdeling tot een studio voor belettering.

Sinds september 2014 werkt WestDijk Reclame met Blue10. Sabine van Dijk, financieel administrateur, vertelt wat het digitaal verwerken van facturen voor WestDijk Reclame oplevert.

Hoe ging het factuurverwerkingsproces voorheen bij jullie?
‘Voorheen verliep het factuurverwerkingsproces bij ons omslachtig. Facturen kwamen binnen per post of via de e-mail. De digitale facturen werden uitgeprint zodat ik deze facturen net zoals de papieren facturen per post handmatig kon verwerken. Na verwerking van de facturen in ons boekhoudpakket Exact Online, kwamen de facturen in mappen terecht. Steeds vaker stuurden leveranciers hun facturen per e-mail, maar wij waren nog niet bezig met het digitaliseren van dit proces totdat wij kennis maakten met Blue10.’

Waarom hebben jullie gekozen voor Blue10?
‘Blue10 heeft ons zelf benaderd door bij ons binnen te stappen en te vertellen over de voordelen van het digitaal verwerken van facturen. Bij de keuze voor Blue10 stelden wij onszelf de vraag ‘Wat levert Blue10 ons op?’. Door Blue10 zien wij dat het digitaal verwerken van facturen veel oplevert. Het werd ons snel duidelijk hoe omslachtig het handmatige verwerkingsproces is. Met Blue10 werk je op een efficiënte manier. De software van Blue10 doet wat het moet doen; het verwerken van facturen.Daarnaast zijn ook de kosten aantrekkelijk, omdat je een maandabonnement afsluit gebaseerd op het aantal facturen dat je per maand verwerkt. Hierdoor is de drempel laag om met Blue10 te beginnen.’

Wat vinden jullie van het werken met Blue10?
‘Werken met Blue10 levert WestDijk Reclame veel op. Het verwerken van de facturen gaat veel sneller. Van de meeste leveranciers ontvangen wij de facturen per e-mail. Voor mij is het dan een kwestie om deze facturen te controleren in Blue10 en daarna te verwerken in ons boekhoudpakket. Het is gemakkelijk om het proces van een factuur bij te houden; je ziet precies bij welke collega een factuur ligt, wie een opmerking heeft of wanneer de factuur is goedgekeurd.’

Hoe hebben jullie de opstart ervaren?
‘De overstap naar het digitaal verwerken van facturen verliep goed. Na de opstart was het voor mijn collega’s en mij even wennen om de facturen niet meer handmatig te verwerken. Al snel zagen wij de voordelen en nu weten wij niet meer beter. Blue10 is niet ingewikkeld of onduidelijk. Er zijn geen overbodige knoppen waardoor het overzichtelijk is. De software wijst zich vanzelf.’

Wat zijn de grote voordelen van het werken met Blue10?
Het digitale archief is een groot voordeel. Ik hoef niet meer in de mappen te duiken, want in het archief vind ik snel en gemakkelijk een factuur terug. Het is handig dat mijn collega’s ook facturen kunnen opzoeken en inzien. Collega’s hoeven mij niet meer te storen als ze een factuur willen inzien.
Een ander groot voordeel van Blue10 is de servicedesk. De servicedesk is erg klantvriendelijk en helpt mij graag als ik een vraag heb. Als mijn aanvraag is afgerond, krijg ik netjes een terugkoppeling. Als ik het huidige, digitale verwerkingsproces vergelijk met het vroegere, handmatige proces is dit een hele vooruitgang.‘