Stichting AAP

Stichting AAP is al meer dan 40 jaar een opvangcentrum voor apen en andere uitheemse zoogdieren, zoals wasberen, prairiehonden en neusberen. Jaarlijks vinden honderden afgedankte, verwaarloosde of mishandelde dieren uit heel Europa er een veilig onderkomen.

Stichting AAP verwerkt jaarlijks ongeveer 4.500 facturen. Dit gebeurde tot voor kort nog handmatig. Inmiddels worden de facturen op beide vestigingen (in Almere en in Spanje) automatisch verwerkt met Blue10.

Zoekgeraakte facturen
Jolanda de Vries van Stichting AAP vertelt: ‘Het proces verliep omslachtig bij ons. Als de facturen binnen kwamen kregen ze een stempel voor ontvangst, werden gecodeerd voor het boeken en vervolgens handmatig ingevoerd in het boekhoudsysteem. De facturen werden vervolgens in verschillende mapjes gedaan en in het postvakje van de desbetreffende goedkeurder gelegd.’ Door dit omslachtige proces raakte een factuur nog wel eens zoek of werd een factuur niet op tijd betaald. Hierdoor moesten zij waken voor een verstreken betalingstermijn. ‘Om betalingsherinneringen en aanmaningen voor het overschrijden van betalingstermijnen te voorkomen, zijn we op zoek gegaan naar een slimme oplossing voor de automatische verwerking van facturen. Zo zijn we bij Blue10 terecht gekomen.’

Verandering van functie als controller
‘Mijn werk is in zekere zin wel veranderd als controller. Met Blue10 heb ik meer inzicht in de cijfers en facturen. Voorheen moest ik in alle mappen gaan zoeken waar ik nu met één muisklik de juiste factuur voor mijn neus heb. Ook kan ik meteen zien langs wie de factuur is gegaan, wat er over de factuur is gezegd en wie de factuur heeft goedgekeurd. Hierdoor heb ik inzicht in het totale proces.’ Jolanda hoeft zich met Blue10 geen zorgen meer te maken over de goedkeuring van facturen door de juiste persoon: ‘Het goedkeuren van facturen hebben wij geautoriseerd op hoogte van bedrag. Nu weet ik zeker dat de factuur daadwerkelijk wordt goedgekeurd door de daarvoor bevoegde persoon en de factuur dus niet zomaar betaald kan worden.’

Simpel en overzichtelijk
‘De gebruiksvriendelijkheid van het systeem, de eenvoud en het overzichtelijke archief waren voor ons de factoren om voor Blue10 te kiezen. Het voordeel is dat Blue10 een online oplossing is en geen investering vereist. De tarieven zijn gebaseerd op maandabonnementen en je betaalt naar verbruik. Updates worden automatisch doorgevoerd wat de druk op de IT afdeling verlicht. Dit bespaart tijd en geld en maakt ons minder afhankelijk van de IT afdeling. Blue10 werkt altijd (even afkloppen natuurlijk ;)). Facturen gaan bij ons vaak langs twee of drie verschillende personen. Het is dan ook erg fijn dat we een onbeperkt aantal gebruikers kunnen toevoegen. Hierdoor betaal je niets extra als je een gebruiker aan wil maken. Bedrijven die meer inzicht willen hebben in het administratieve proces raad ik Blue10 aan. Blue10 biedt de gebruiksvriendelijkheid en eenvoud aan die je mag verwachten van zo’n oplossing’.

Prettig contact
Het contact met Blue10 is laagdrempelig, zo laat Jolanda ons weten: ‘Als ik een vraag stel krijg ik altijd snel antwoord. De servicedeskmedewerkers hebben veel kennis van het product en de probleemstelling van de klant. Soms kan de servicemedewerker mijn vraag niet direct beantwoorden. Ze leggen mijn vraag of probleem dan intern neer en komen hier dan zo snel mogelijk op terug. Dit vind ik erg professioneel. Ik ben blij dat ze het dan intern navragen en niet zomaar iets zeggen waardoor je alsnog geen volledig antwoord hebt op je vraag. Daarnaast belt Blue10 regelmatig na om te vragen of alles nog naar wens is en of er dingen zijn waar de klanten tegenaan lopen.’ Dit ervaart Stichting AAP als zeer prettig.