Smilde Natura

Smilde Natura is een snelgroeiend bedrijf en onderdeel van het familiebedrijf Koninklijke Smilde dat in 2013 haar 150 jarig bestaan vierde. Natura levert een assortiment frituuroliën van topklasse in slimme verpakkingen en haalt de gebruikte frituurolie weer op. Dit doen ze voor een gezonde zaak en een beter milieu. Met hun grootverpakkingen wordt bijvoorbeeld de afvalstroom kleiner. Ook geven ze de garantie dat de gebruikte frituurolie wordt verwerkt tot duurzame biobrandstof. Duurzaamheid stroomt als het ware door de aderen van het bedrijf. Dit komt ook tot uiting bij de financiële afdeling waar zij de oplossing van Blue10 gebruiken om de facturen automatisch te verwerken. Natura verwerkt circa 1.200 inkoopfacturen per jaar in combinatie met Exact Online.

Het begon met een bericht op Facebook

Een tijdje terug kregen wij op Facebook een privébericht. Sander Dijkstra, boekhouder bij Smilde Natura, zei dat hij ook eens wilde meewerken aan een referentie. ‘Een goed programma verdient gewoon een goede review. Zo werkt dat nou eenmaal’, laat Sander ons weten. Wij vinden het erg gaaf dat klanten blij zijn met de waarde die Blue10 biedt voor de organisatie. Wij worden blij van klanten die dit ook nog eens met anderen willen delen!

De reis van de factuur

Voorheen kwamen facturen voor het grootste deel per post binnen. Het was een administratieve rompslomp vertelt de boekhouder van Smilde Natura aan ons: ‘De facturen kwamen centraal bij de receptie binnen, vervolgens werden ze in verschillende bakjes gestopt. Ik moest ze dan eerst op gaan halen bij de receptie om ze daarna handmatig in Exact in te kloppen.’ De weg van de factuur werd vervolgd naar de leidinggevende. ‘De factuur werd geaccordeerd door de leidinggevende en belandde uiteindelijk bij de directeur. Het eindpunt was ik dan weer’, vertelt Sander. ‘Dit proces verliep ook zo bij de digitaal aangeleverde facturen, eerst printten we ze uit en vervolgens gingen ze de organisatie in.’

Een goede koppeling

De keuze voor Blue10 kwam tot stand op de beurs van Exact Live in 2016. ‘Wij hebben op deze beurs drie verschillende pakketten bekeken. Na een presentatie van Blue10 leek dit ons het meest handig, het meest efficiënt en het beste bij ons bedrijf passen. Accountmanager Rik de Groot vertelde ons dat de koppeling tussen Blue10 en Exact goed was. Hij heeft hij ons aanbevolen om zelf een maand te gaan testen. Je ervaart het namelijk pas echt als je het in de praktijk gaat gebruiken. Na de test zagen wij ook daadwerkelijk wat Blue10 ons oplevert. De koppeling tussen Blue10 en Exact Online is ontzettend goed!’

De besparing door Blue10 groeit mee met de groeiende organisatie

Met de komst van Blue10 zijn er wat dingen verandert bij Smilde Natura en bij Sander zelf. Hij benoemt een aantal voordelen: ‘Allereerst levert Blue10 mij een flinke tijdsbesparing op, per dag bespaar ik nu al 1 à 2 uur. Wij verwachten dat de besparing meegroeit met de groei van de organisatie. Bij de meeste facturen staat alles al goed ingevuld, ik hoef dan nog maar op een paar knoppen te drukken om de factuur te boeken.’ Door middel van Machine Learning is Blue10 een zelflerend programma. ‘Het programma onthoudt gegevens voor de volgende keer waardoor je uiteindelijk elke keer tijd bespaart. Ten tweede is de goed doorlopende workflow van Blue10 erg handig. Bij de implementatie van Blue10 hebben wij autoroutes ingesteld waardoor na het boeken, de factuur direct naar de leidinggevende wordt gestuurd en vervolgens naar de directie. Door het inbouwen van deze routes halen wij weer handelingen uit het proces en besparen we tijd.’ De Directeur van Smilde Natura, Alex Kruiter, is ook positief: ‘Voor een starter als Smilde Natura is het een enorme besparing in de financiële afdeling, voor nu maar ook in de toekomst.’ Ook noemt Alex de flexibiliteit van het systeem een waar pluspunt voor de interne verwerking van de facturen.

Enthousiasme en snelle service

‘De enthousiaste medewerkers en de snelle service maken mij zeer tevreden over de Blue10 als organisatie. Je merkt dat Blue10 klantvriendelijkheid hoog in het vaandel heeft staan. De klantenservice is echt top, vrijwel meteen reageren zij op een supportaanvraag. De opstart van Blue10 met de servicedeskmedewerkers verliep goed, uitmuntend zelfs. Pas geleden kregen wij van Daisy en Henri, beide servicedeskmedewerkers, de vraag of wij mee wilden werken met een test. Dit was voor ons heel leuk om te doen!’