RTV Rijnmond

RTV Rijnmond is een regionale, publieke omroeporganisatie voor de regio Rijnmond in Zuid-Holland Zuid. Vanuit het hoofdkantoor in Rotterdam werken ruim 85 vaste medewerkers en tal van freelancers aan de nieuwsvoorziening en de programma’s van RTV Rijnmond.

Marjon Becker, Controller, vertelt waarom RTV Rijnmond in augustus 2014 is gestart met het digitaal verwerken van de facturen met Invoice Management.

Het proces verliep niet altijd even soepel
Het vroegere factuurverwerkingsproces verliep handmatig bij RTV Rijnmond. Marjon vertelt hierover: ‘Alle inkoopfacturen kwamen binnen bij de administratie. Hier werden de facturen van een stempel voorzien en geboekt in Exact Globe. Daarna verdeelde de inkoopmedewerker de inkoopfacturen onder de budgethouders in de organisatie. Het proces verliep niet altijd even soepel. De status van een factuur was niet inzichtelijk en soms raakte er ook nog wel eens een factuur zoek in de organisatie. Als ik een factuur in een kast moest opzoeken, kostte mij dat eveneens meer tijd dan ik wenselijk achtte. Daarnaast was de inkoopmedewerker veel tijd kwijt met het rondbrengen van de facturen. Ik was ervan overtuigd dat dit efficiënter kon.’

RTV Rijnmond werd steeds meer bewust van de noodzaak om een oplossing te zoeken voor dit proces: ‘Een gesprek met Blue10 was voor ons de aanleiding om te bepalen over het digitaal verwerken van facturen de oplossing voor ons is. Toen onze collega, die verantwoordelijk is voor het verwerken van de inkoopfacturen, met pensioen ging, waren wij genoodzaakt om een passende oplossing te zoeken. Door de presentatie van Blue10 realiseerden wij dat het digitaal verwerken van inkoopfacturen veel tijd en efficiency kon opleveren, tegen een relatief lage investering. Daarom zijn wij gestart met Invoice Management.’

Facturen raken ook niet meer kwijt
Marjon vertelt over de opstart van Invoice Management: ‘De opstart op afstand is goed verlopen. In het begin was het wel even wennen en moesten we ontdekken hoe het systeem functioneerde. Werkprocessen moesten worden aangepast. Ook voor mijn collega’s, mede budgethouders, was het in eerste instantie even wennen, maar al snel zagen ook zij de efficiency winst in van het systeem.’

Jaarlijks ontvangt RTV Rijnmond ruim 4.500 facturen: ‘Steeds vaker ontvangen wij facturen via de mail. Dit scheelt weer tijd, omdat deze facturen rechtstreeks in Invoice Management terecht komen. Daarnaast hoef ik niet meer in de kasten te duiken om een factuur op te zoeken. Door het digitale archief kan ik de factuur snel opzoeken. Facturen raken ook niet meer kwijt en de status is altijd bekend als een factuur de organisatie in gaat. De budgethouders zijn ondertussen ook meer dan tevreden. Hij/zij krijgt een melding als er een factuur ter accordering is aangeboden en ook de geschiedenis blijft beschikbaar. De budgethouder kan dus ten allen tijde een factuur terugzoeken, en hoeft dus niet meer de administratie te vragen een bepaalde factuur op te zoeken.’

Invoice Management doet wat het moet doen
Marjon vertelt verder: ‘Invoice Management doet wat het moet doen. De software is redelijk flexibel, omdat het mogelijk is het proces naar de wensen van de organisatie in te richten. Door de workflow is het veel overzichtelijker waar de factuur zich bevindt als deze de organisatie in gaat. Ook de maandabonnementen zijn flexibel; van support tot het aantal gebruikers zit in de prijs inbegrepen.’

Tot slot vertelt Marjon: ‘Natuurlijk zijn er nog verbeterpunten. Als ik vragen heb, word ik goed geholpen door de supportdesk. Blue10 staat open voor tips, suggesties en wensen van de klanten. Hier wordt goed naar geluisterd, zodat het factuurverwerkingsproces steeds beter wordt.’