Rotterdam World Gateway

In de belangrijkste doorvoerhaven van Europa zorgt Rotterdam World Gateway (RWG) voor een naadloze doorvoer van containers uit de hele wereld naar consumenten en industrieën in en vanuit Europa. Door de geavanceerde en in hoge mate geautomatiseerde containerterminal is RWG hét complex voor containerlogistiek.

Sinds april 2013 verwerkt RWG meer dan 10.000 facturen per jaar met Invoice Management van Blue10. Pieter Munnik, Head Financial Administration, vertelt enthousiast over de voordelen van het digitaal verwerken van de facturen met Invoice Management.

Het handmatige proces kostte veel tijd
Pieter vertelt over het vroegere, papieren factuurverwerkingsproces: ‘Voorheen kwamen alle facturen binnen via de post. Het verwerken van deze facturen ging geheel handmatig. Elke factuur werd voorzien van een stempel, werd daarna geboekt in ons boekhoudsysteem en ging vervolgens de organisatie in voor goedkeuring. Na de goedkeuring van de verantwoordelijke, kwam de factuur bij de directeur terecht. Zodra de directeur goedkeuring gaf voor betaling, werd de factuur betaald. Het handmatige verwerkingsproces kostte veel tijd en energie. Daarnaast was niet altijd de status van een factuur inzichtelijk. Voor ons was dit de aanleiding om op zoek te gaan naar een oplossing voor een efficiënter proces.’

Het verbeteren van het vroegere proces
Pieter vertelt over de zoektocht naar de ‘efficiency slag’ binnen RWG: ‘De wens was er om de facturen sneller en eenvoudiger te verwerken, zodat er geen facturen onterecht werden betaald of zelfs kwijtraakten. Naast het verbeteren van het vroegere proces was het voor ons ook belangrijk dat de oplossing goed communiceert met ons boekhoudsysteem Navision. Met deze wensen kwamen wij uit bij de oplossing van Blue10.’

Over de opstart vertelt Pieter het volgende: ‘De opstart verliep goed. In het begin was het even wennen voor mijn collega’s om de facturen digitaal te verwerken, maar al snel zagen ook mijn collega’s de voordelen in van Invoice Management. Door het gebruik van autoroutes kost het veel minder tijd en moeite om de facturen te boeken, goed te keuren en te betalen. Ook is het gemakkelijk om te boeken via inkooporders.’

Blue10 is cruciaal in de organisatie
Pieter vertelt verder over de voordelen van Invoice Management: ‘Een ander voordeel is dat het papieren archief verleden tijd is, doordat het mogelijk is om facturen 10 jaar lang te bewaren in Invoice Management. Dit is handig tijdens bijvoorbeeld het opstellen van de jaarrekening. In Invoice Management open ik snel en eenvoudig de factuur waar ik naar op zoek ben. Ik hoef niet meer op zoek te gaan naar een factuur in de mappen. Als er een crediteur belt, kan ik precies zien wat de status van de factuur is en bij welke collega de factuur zich bevindt. Hierdoor kan ik de crediteur gelijk antwoord geven over de betalingsstatus van de factuur. Bijkomend voordeel van het digitale archief is dat er geen nota’s meer kwijtraken.’

Tot slot vertelt Pieter: ‘Door Blue10 heb ik altijd en overal inzicht in de facturen, waardoor de communicatielijnen met leveranciers en collega’s verkort is. Ook komt het niet meer voor dat facturen onterecht worden betaald of kwijtraken. Kortom: Blue10 is cruciaal in de organisatie.’