Portland Distribution Benelux

Portland Distribution Benelux is een intermediair tussen vendors en resellers op het gebied van ICT. De ontwikkelaars zijn continue op zoek naar schaalbare softwareoplossingen terwijl Portland Distribution Benelux deze producten verkoopt bij de resellers in de Benelux, ook wel the gateway to Europe.

Sinds juni 2014 verwerkt Portland Distribution Benelux de facturen digitaal met Invoice Management. Kim van Brugge, Algemeen Directeur, vertelt waarom hij heeft gekozen voor Blue10.

Invoice Management is precies wat wij nodig hebben
Kim vertel over het vroegere, inefficiënte factuurverwerkingsproces: ‘Facturen die via de mail binnenkwamen werden uitgeprint en kwamen samen met de facturen van de post op de stapel. Deze stapels met facturen werden vervolgens ingeboekt. Het werken met al die papieren facturen verliep niet praktisch en paste niet bij onze wens. Wij hebben één wens en dat is groeien in omzet en in marges. Om dit te realiseren moet je processen verbeteren en efficiënter inrichten, zonder hierbij uit te breiden in personeel. Je komt dan al snel uit bij automatisering. Ons was duidelijk dat er veel winst te behalen is bij het factuurverwerkingsproces. Dit was niet efficiënt ingericht en is eenvoudig te automatiseren, maar wat is een geschikte oplossing hiervoor?’ Portland Distribution Benelux heeft deze vraag neergelegd bij hun leverancier van Exact Globe.

‘Wij hadden twee voorwaarden,’ vertelt Kim, ‘en dat is dat de oplossing koppelt met Exact en volledig online beschikbaar is. Van de vier softwarepakketten die onze leverancier voorstelden, hebben wij gekozen voor Blue10. Tijdens de demonstratie kreeg ik direct een goed gevoel. Dit is precies wat wij nodig hebben. Het werkt eenvoudig, bespaart een hoop tijd en voldoet aan al onze voorwaarden. Dit goede gevoel is tijdens het gebruik van Invoice Management alleen maar sterker geworden.’

Je hebt weinig uitleg nodig om met het systeem te werken
Over de opstart is Kim erg tevreden en vertelt: ‘Tijdens de implementatie ben ik geweldig geholpen door Saskia. Zij is echt een topper! Binnen een half uur was het systeem ingericht en ben ik aan de slag gegaan met het verwerken van de eerste facturen. Invoice Management is eenvoudig en makkelijk om mee te werken. Je hebt weinig uitleg nodig om met het systeem te werken.’

Voor het personeel was het even wennen: ‘Voorheen verliep het factuurverwerkingsproces geheel handmatig en dat was vanzelfsprekend voor het personeel. In het begin was het even wennen voor het personeel om de facturen digitaal te verwerken, maar al snel zat het bij iedereen in de routine. De administratie krijgt geen vragen meer over facturen die kwijt zijn. Met Invoice Management kan het personeel zelf gemakkelijk facturen terugzoeken. Kopieën van de facturen maken, is verleden tijd.’

Overal waar ik ben, heb ik inzicht in de facturen
Het digitaliseren van de facturen levert veel voordelen op voor Portland Distribution Benelux: ‘Het grote voordeel is de tijdsbesparing. Ook hoef je geen extra mensen in dienst te nemen die kopietjes van de facturen maken en rondsturen. Er is veel meer overzicht in het factuurverwerkingsproces. Overal waar ik ben, heb ik inzicht in de facturen. Vorige week was ik in Wenen en kon ik snel en gemakkelijk wat facturen goedkeuren.’

Ook over het persoonlijke contact met Blue10 is Kim te spreken: ‘De medewerkers van Blue10 zijn oprecht klantvriendelijk en denken proactief mee. Blue10 houdt het verbruik van je abonnement in de gaten en stelt voor om dit aan te passen. Verbruik ik minder facturen dan mijn abonnement, past Blue10 dit voor je aan. Ik word altijd goed geholpen door de medewerkers en natuurlijk met Invoice Management.’