Portland Distribution Benelux

Portland Distribution Benelux is een intermediair tussen vendors en resellers op het gebied van ICT. Van de vendors en de resellers zijn zij een partner. De ontwikkelaars zijn continue op zoek naar schaalbare softwareoplossingen terwijl wij deze producten verkopen bij de resellers in de Benelux, ook wel the gateway to Europe.

Sinds juni 2014 werkt Portland Distribution Benelux samen met Blue10. Wij hebben Kim van Brugge, algemeen directeur, gevraagd naar de samenwerking met Blue10.

Hoe verliep het factuurverwerkingsproces voorheen bij jullie?
‘Het factuurverwerkingsproces liep geheel handmatig. Facturen die via de mail binnenkwamen werden uitgeprint en kwamen samen de met facturen van de post op de stapel. Deze stapels werden vervolgens ingeboekt. Dit was erg onhandig en paste niet bij onze wens.’

Hoe kwamen jullie in aanraking met het digitaal verwerken van facturen?
‘Wij hebben één wens; groeien in omzet en in marges. Om dit te realiseren moet je je handelingen verbeteren, maar wij wilden niet uitbreiden om personeel dus moet je denken aan automatisering. Dit geldt ook voor het factuurverwerkingsproces, maar wat is een geschikte oplossing hiervoor?’

Waarom hebben jullie gekozen voor Blue10?
‘Aangezien het pakket een koppeling moest hebben met Exact, hebben we bij Exact de vraag neergelegd. Exact kwam met vier softwareproducten. Onze wens is dat het volledig online moest zijn waardoor er twee softwarepakketten afvielen. Uiteindelijk viel de keuze op Blue10. Ik ben goed geïnformeerd over de oplossing en ik heb er nog steeds een goed gevoel bij. Blue10 ziet er makkelijk uit en bespaart een hoop tijd.’

Hoe hebben jullie de opstart ervaren?
‘De opstart verliep goed. Tijdens de implementatie ben ik geweldig geholpen door Saskia. Zij is echt een topper! De implementatie is snel verlopen. Blue10 is eenvoudig en makkelijk om mee te werken. Je hebt weinig uitleg nodig om met het systeem te werken.’

Wat zijn de grote voordelen van het werken met Blue10?
‘Het grootste voordeel is de tijdsbesparing. Je hoeft geen extra mensen in dienst te nemen die kopietjes maken van de facturen en rondsturen. Er is veel meer overzicht van de het factuurverwerkingsproces dan voorheen. Overal waar ik ben, heb ik inzicht in de facturen. Vorige week was ik in Wenen en kon ik snel en gemakkelijk wat facturen goedkeuren.’

Hoe reageren collega’s op het gebruik van Blue10?
‘Voor het personeel was het even wennen; voorheen ging alles handmatig en daar was het personeel aan gewend. De overstap naar het digitaliseren was even wennen, maar als snel was kon het personeel goed werken met Blue10. Vroeger werd de vraag gesteld; ‘Waar is factuur X van bedrijf X gebleven?’ In een map werd gezocht naar de factuur waarna weer een kopie werd gemaakt. Nu kan het personeel precies zien bij wie de factuur ligt.’

Wat is jullie ervaring met Blue10 als organisatie?
‘Het contact is erg prettig. De medewerkers van Blue10 zijn oprecht klantvriendelijk en denken proactief mee. Blue10 houdt het verbruik van je abonnement in de gaten en stelt voor om dit aan te passen. Verbruik ik minder facturen dan mijn abonnement, past Blue10 dit voor je aan. Blue10 is erg klantvriendelijk!’