van Mameren/McDonald’s

Robin Bergacker is financieel manager bij van Mameren Beheer B.V. Als houdstermaatschappij is van Mameren franchisenemer van verschillende restaurants bij McDonald’s. Door facturen automatisch te verwerken met Blue10 is het ‘fast’ concept van McDonald’s doorgevoerd in de administratieve processen van de restaurants.

In deze referentie vertelt Robin over de voordelen die Blue10 voor hen heeft gerealiseerd en hoe dit hem aan het denken heeft gezet over de interne procesbeheersing.

Kan dit niet makkelijker?
Robin vertelt over het proces voor de start met Blue10: ‘Voorheen kwamen de facturen per post binnen op het desbetreffende McDonald’s filiaal. De verantwoordelijke inkoper moest de factuur uiteraard ook controleren.’ De papieren factuur belandde vervolgens op het administratiekantoor voor een paraaf van goedkeuring voor betaling. ‘Er glipte nog wel eens een factuur doorheen’, zo geeft Robin toe. Na goedkeuring van de factuur moest deze handmatig geboekt worden in het boekhoudsysteem en werd deze ook nog eens buiten het systeem om betaald.’Een omslachtig proces, zo vertelt hij: ‘Onze trigger om een digitale oplossing te vinden was de groei van het aantal vestigingen, verspreid over het land. Hierdoor kostte het doorsturen van facturen teveel tijd. Steeds vaker kwam bij mij de vraag naar boven: Kan dit nou echt niet makkelijker?’.

Meer dan een oplossing voor het probleem
Robin vertelt over de zoektocht naar de juiste oplossing voor Van Mameren Beheer: ‘Als je zo ver bent om over te stappen op digitale factuurverwerking, moet je een gebruiksvriendelijke oplossing vinden die ook nog eens betaalbaar is. Aanvankelijk zijn wij een aantal partijen gaan vergelijken. Bij één partij speelde de prijs parten en bij de andere partij kreeg ik niet het juiste gevoel.’ De financieel manager gaat vervolgens verder op zijn gevoel en geeft aan dat het verder kijken naar het gehele proces de doorslaggevende factor was: ‘Bij Blue10 kreeg ik meteen een goed gevoel. De accountmanager van Blue10 heeft verstand van zaken. Hij kijkt verder dan alleen een oplossing voor het probleem. Zo dacht hij ook mee over de inrichting van de interne processen.’

Het is als het optuigen van een kerstboom
Robin vertelt over de soepele opstart van Blue10: ‘Na een pilot in één van onze restaurants waren we zo enthousiast dat we direct ook bij de andere vestigingen zijn gestart met Blue10. De servicedesk heeft ons goed op weg geholpen met de inrichting van het systeem. Verder zijn we er gewoon zelf mee gaan werken zonder al te veel hulp bij de opstart. Dan leer je meteen met het systeem werken en kom je erachter dat het ook echt gebruiksvriendelijk is.’ Robin maakt een bijzondere vergelijking: ‘Het werken met Blue10 is als het optuigen van een kerstboom. Bij een kerstboom begin je ook onderaan met optuigen en verfijn je de boom met versieringen tot hij piekfijn in orde is. Zo gaat dat ook met Blue10, elke keer ontdekken we nieuwe functionaliteiten die voor ons interessant zijn.’ Van Mameren Beheer is door het werken met Blue10 met de neus op de feiten gedrukt. ‘Wij werden gedwongen om goed na te denken over de inrichting van onze interne processen. In de praktijk bleek dit niet optimaal te verlopen. Samen met Blue10 dachten wij na over de verschillende mogelijkheden en functionaliteiten om onze interne processen optimaal te beheersen.’

Kansen voor het MKB
Op de vraag of Robin Blue10 zou aanbevelen voor andere bedrijven is hij duidelijk: ‘Sterker nog, dat heb ik al gedaan! Ik heb aan tafel gezeten met twee andere franchiseondernemers. Zij waren benieuwd hoe ik mijn administratie voerde. Nadat zij het systeem zagen waren zij enthousiast en kwamen ze tot de conclusie dat je met Blue10 nauwelijks meer omkijken hebt naar de factuurverwerking.’ Robin geeft een verklaring waarom nog niet alle bedrijven in het MKB de stap zetten: ‘Vaak zien de bedrijven door onwetendheid niet wat de toegevoegde waarde kan zijn van het automatisch verwerken van facturen. Om eerlijk te zijn had ik die onwetendheid in eerste instantie ook. Hier liggen dus nog veel kansen voor het MKB om dit proces te optimaliseren.’

Efficiënt werken
Van Mameren Beheer heeft al veel voordelen gerealiseerd met Blue10: ‘Met Blue10 realiseren we echt tijdswinst, niet alleen onze boekhoudster kan in haar tijd efficiënter werk gaan doen, ook ik kan mijn tijd efficiënter inrichten. Voordat wij werkten met Blue10 moest ik bij een vraag van een leverancier naar de kast lopen en zoeken naar de leverancier in de verschillende tabjes. Vervolgens moest ik de factuur opzoeken en de map weer terugzetten. Het grote voordeel is dat ik nu met één klik direct de factuur voor me heb en in de historie kan ik zien waar de factuur ligt en wat er over gezegd is.’ Blue10 bewaart facturen namelijk voor een minimale termijn van 10 jaar. Zo heb je altijd een online back-up in zowel Blue10 als Exact Globe. Dit brengt voor de organisatie meerdere voordelen met zich mee: ‘Allereerst is het veilig dat de facturen digitaal staan opgeslagen. Als er brand uit zou breken heb ik altijd nog de beschikking over de online back-up. Dit is wellicht een zeer persoonlijk voordeel, maar voor mij is het fijn dat ik nu ook thuis kan werken als mijn kinderen vrij zijn.

Altijd en overal facturen verwerken
Robin vertelt aan ons waarom hij zo enthousiast is over Blue10: ‘De expertise en de klantvriendelijkheid van de medewerkers van Blue10 is voor mij een belangrijk punt. Als de servicedeskmedewerker niet direct antwoord kan geven op een vraag hangen ze geen onzinverhaal op. Zij vragen het dan intern na en komen er zo snel mogelijk bij mij op terug. Dit is erg professioneel en komt overeen met mijn eigen visie.’ Verder vertelt Robin over de maandelijkse tips en tricks: ‘Blue10 deelt veel kennis door middel van de leuke en bruikbare tips & tricks. Zo lees je handige tips en blijf je het proces optimaliseren. Het systeem van Blue10 is dan ook zo flexibel dat dit eenvoudig is in te richten.’ Zijn collega’s zijn ook enthousiast: ‘Ik heb nog nooit een klaagzang van ze gehoord. Zij kunnen nu facturen verwerken en goedkeuren wanneer het ze uitkomt. Met een internetverbinding is het mogelijk om met Blue10 te werken, waar ze dan ook zitten. Uiteraard wel met een deadline natuurlijk ;).’ De gebruikers krijgen een notificatiemail met hoeveel facturen zij moeten goedkeuren waardoor het werk overzichtelijk blijft.