Lucardi Juweliers

Lucardi Juwelier is de grootste juweliersketen in Nederland met in totaal 95 winkels en een webshop. Jan van Lagen, financieel controller bij Lucardi Juwelier, vertelt enthousiast welke voordelen Lucardi realiseert door het werken met Invoice Management.

Facturen worden niet meer gekopieerd
Jan vertelt: ‘We werken nog niet zo lang met Invoice Management, al voelt het alsof we het papieren proces al jaren achter ons hebben gelaten. We werken sinds begin dit jaar met Invoice Management en wat me nu al opvalt is dat we echt ontzettend veel tijd kwijt waren aan het ‘oude’ papieren verwerkingsproces van facturen. Het kwam regelmatig voor dat we een factuur binnen de organisatie kwijt raakten. Om dit te voorkomen werden alle facturen die digitaal binnenkwamen twee keer geprint. Al kwam de factuur via de post binnen, dan werd deze eerst gekopieerd voordat de factuur de organisatie in ging.’

‘Het dubbel printen of kopiëren van facturen had als doel dat de administratie altijd beschikking had over een compleet archief en niet binnen de organisatie moest zoeken naar een factuur. Met behulp van Invoice Management is het printen en het kopiëren van facturen verleden tijd. In Invoice Management kan iedere gebruiker, uiteraard met de juiste rechten, zijn of haar facturen altijd en overal terugvinden.’

Het proces is zoveel eenvoudiger geworden
Glimlachend vervolgt Jan over de handelingen die nodig waren om een factuur ter controle aan te bieden aan verschillende mensen binnen de organisatie: ‘Nadat een factuur ontvangen is in Invoice Management, boeken wij deze direct in ons financiële systeem MS Dynamics NAV (voorheen Navision). In de oude situatie werden vervolgens op een A5 blaadje, handmatig, de grootboekrekeningen genoteerd waar de factuur op geboekt was. Dit A5 blaadje ging samen met een kopie van de factuur in een mapje naar de juiste persoon in de organisatie. Op deze manier verdeelden wij alle facturen binnen de organisatie voor de gewenste controle en goedkeuring.’ Om vervolgens te vervolgen met het huidige, digitale, proces: ‘Facturen worden nu bij binnenkomst automatisch aangemaakt in Navision. We boeken de regels bij de factuur en op dat moment zijn de geboekte factuurregels direct inzichtelijk in Invoice Management bij de geboekte factuur. Budgethouders kunnen dus bij het controleren van een factuur direct zien hoe de factuur geboekt is in Navision. Echt een verademing.’

De keuze voor Blue10 was snel gemaakt
‘In het verleden hadden we al eens gekeken naar de mogelijkheden om facturen digitaal te gaan verwerken. De grootste drempel was iedere keer weer de hoogte van de investering die we moesten doen. Tot het moment dat ik tijdens een diner voor CFO’s werd gewezen op Blue10. Na een korte demonstratie waren wij snel overtuigd van Invoice Management. Het is zo heerlijk eenvoudig en gebruikersvriendelijk en tegelijkertijd doet het systeem precies waarvoor het is: altijd en overal inzicht geven in je facturen. Het systeem is heel snel binnen de organisatie in gebruik genomen, zonder lange implementatie of trainingen voor ons personeel. Alles bij elkaar opgeteld, was de keuze eigenlijk heel snel gemaakt.’

Blue10 is een jong en gedreven bedrijf
Over het contact tussen Lucardi Juweliers en Blue10 vertelt Jan het volgende: ‘Aan alles binnen Blue10 merk je dat het een bedrijf is met jonge, enthousiaste en gedreven mensen. De support is ook zeer goed geregeld. Op het moment dat je een vraag hebt, kan je altijd bellen naar de servicedesk en wordt je bijna altijd meteen geholpen. Indien nodig wordt er met behulp van TeamViewer even meegekeken en helpen ze je op die manier verder. Wij zijn ontzettend tevreden over het gebruik van Invoice Management en de samenwerking met Blue10. Sinds dat wij gestart zijn, heb ik alleen nog positieve reacties vanuit onze organisatie gehoord’. Ik raad het echt iedereen aan, het is zo makkelijk.’