La Venezia IJs

La Venezia is een familiebedrijf dat al verschillende generaties lang gespecialiseerd is in ijs- en dessertproducten. Nadat de ijssalon in 1991 is gesloten richt de ijsspecialist zich op de semiindustriële productie van ijs en desserts voor horeca en groothandel.

La Venezia IJs verwerkt jaarlijks ca. 2.300 facturen met Blue10 in combinatie met Exact Globe. Wij hebben Dorris Aleven, financieel administratief medewerkster, gevraagd naar haar ervaringen met Blue10.

Hoe verliep het factuurverwerkingsproces voorheen bij jullie?
‘Voorheen ontvingen wij de facturen per post waarna ik ze handmatig inboekte met de originele factuur naast me. Daarna scande ik de facturen in zodat deze ook in Exact Globe stonden opgeslagen. Na het boeken werden de facturen fysiek de organisatie rondgestuurd voor een paraaf van goedkeuring. Het kwam wel eens voor dat de desbetreffende goedkeurder op vakantie was, waardoor de factuur te lang bleef liggen. Hierdoor kregen we wel eens te maken met aanmaningen en daar zit niemand op te wachten natuurlijk. Alles bij elkaar was dit voor ons reden genoeg om op zoek te gaan naar een digitale oplossing om onze facturen te verwerken.’

Waarom hebben jullie voor Blue10 gekozen?
‘De eenvoud van het systeem was één van de belangrijkste punten waar wij op beoordeelden. Blue10 kenmerkt zich door de eenvoud van de oplossing. Verder speelden de kosten ook een belangrijke rol in onze besluitvorming. Het fijne aan Blue10 is dat zij een all-in maandabonnement hebben waarbij de enige afhankelijke het aantal te verwerken facturen is. Hierdoor hoeven wij niets extra te betalen voor het toevoegen van extra gebruikers.’

Hoe hebben jullie de opstart ervaren?
‘Het implementatietraject van Blue10 verliep snel en soepel. Wij hadden Blue10 liever gisteren dan vandaag nog geïmplementeerd! Door de goede uitleg van één van de servicedeskmedewerkers konden we snel aan de slag!’

Hoe gaat het werken met Blue10?
‘De eerste dagen was het nog wel even wennen, maar na een aantal dagen gaat het gebruik als vanzelf. Wij hebben een aantal leveranciers gevraagd om de facturen voortaan digitaal aan te leveren, zodat wij zo min mogelijk handmatig hoeven in te scannen. De papieren facturen, scannen we op één grote stapel in. Vervolgens importeren we de gescande facturen in Blue10 en komen deze binnen in het splitsscherm. Hier kan ik de facturen splitsen of losse documenten samenvoegen. Na het valideren van facturen boeken we de facturen in en sturen we ze rond voor goedkeuring.’

Wat zijn de grote voordelen van het werken met Blue10?
‘Wij zijn een seizoenbedrijf en we pieken met facturen in de zomermaanden. Door Blue10 kunnen wij nu in één keer de grote bulk aan facturen in de zomermaanden snel verwerken. In Blue10 is het mogelijk om met meerdere mensen tegelijk facturen in te boeken. Dit is erg handig, want op die manier verwerken we facturen nóg sneller. Tijd is toch geld en het is erg fijn dat dit proces nu veelsneller loopt.

Met de flexibele workflow kan ik facturen rondsturen naar de goedkeurders met opmerkingen erbij. Zelfs als een goedkeurder op vakantie is, kan hij facturen goedkeuren door in te loggen via het internet met een telefoon, tablet of laptop. Ook kan ik in de historie van een factuur precies zien bij wie de factuur ligt en wat de status van de factuur is. Dit zorgt voor meer inzicht in de factuurstroom.’

Hoe reageren collega’s op het gebruik van Blue10?
‘Mijn collega’s vinden het systeem erg eenvoudig. Ik heb mijn collega’s uitgelegd hoe simpel het systeem werkte. We hebben meteen autoroutes aangemaakt ter controle van de factuur. Afhankelijk van de hoogte van het bedrag zit daar nog een route achteraan naar een verantwoordelijk collega voor goedkeuring van betaling. Zij krijgen dan automatisch een mail met het aantal facturen die klaar staan om goed te keuren.’

Wat vind je van de servicedesk?
‘Wat mij zo enthousiast maakt over Blue10 is de snelle werkwijze van de servicedeskmedewerkers. Als ik een vraag heb kan ik altijd vrijblijvend contact opnemen met de servicedesk. Als het nodig is kijken zij via Teamviewer mee op mijn scherm. Dan lost Blue10 de vraag snel op zodat wij weer verder kunnen werken.’