Jaski Automaten

Jaski Automaten is een van oorsprong Nederlands familiebedrijf dat gespecialiseerd is in de verkoop en het onderhoud van food en non-food automaten. Daarnaast behoren ook import, modificatie, installatie en revisie tot de taken. De apparatuur wordt geproduceerd door toonaangevende fabrikanten. Haar klantenkring bestaat uit A-merken in de foodsector, groothandel en retail.

Sinds oktober 2014 werkt Jaski met Invoice Management. Gerlof Lagerweij, financieel directeur, is erg enthousiast en vertelt graag over de samenwerking met Blue10 en het gebruik van Invoice Management.

Meer inzicht en verantwoordelijkheid bij de juiste persoon
Gerlof vertelt over het vroegere, papieren factuurverwerkingsproces: ‘In onze organisatie werken wij met ongeveer 40 medewerkers, waarvan twaalf mensen op kantoor. Voorheen verliep het verwerkingsproces van facturen nog geheel handmatig. De ca. 2.500 facturen die wij jaarlijks ontvangen kwamen veelal via de post binnen. Op de administratie werd de post geopend en de factuur handmatig in AccountView geboekt. Vervolgens betaalden we de facturen na het verstrijken van de betalingstermijn. Binnen Jaski vond er relatief weinig factuurcontrole plaats. De wens was er om meer inzicht te krijgen in de factuurstroom en dat inkopers facturen zelf zouden controleren. Hiermee plaatsen we de verantwoordelijkheid voor controle van een factuur bij de juiste persoon in de organisatie. De vraag was alleen: Hoe krijgen wij meer inzicht en hoe plaatsen wij de verantwoordelijkheid bij de juiste persoon zonder het overzicht te verliezen? Het antwoord hierop is: facturen digitaal verwerken.’

In no time was iedereen enthousiast over Invoice Management
Blue10 helpt nieuwe klanten binnen ca. één uur op weg met de opstart van Invoice Management. Gerlof vertelt enthousiast over zijn ervaring: ‘De ingebruikname van de software, met de hulp van de goede servicedesk van Blue10, verliep snel en zonder problemen. Bij een aantal collega’s was er in het begin wat weerstand, maar in no time waren ze enthousiast over het gebruik van Invoice Management. Het werkt eenvoudig, prettig en efficiënt. Nu kan niemand zich meer verschuilen achter de smoes dat ze een factuur niet gezien hebben. Met Invoice Management krijgen we alle facturen in één systeem binnen, boeken ze direct in AccountView en sturen ze daarna door naar de juiste persoon voor controle en/of goedkeuring. Pas op het moment dat de juiste persoon goedkeuring heeft gegeven wordt de factuur automatisch betaalbaar gesteld in AccountView. Daarnaast is het terugzoeken van facturen super eenvoudig.’

Volgens Gerlof zijn er veel voordelen aan het digitaal verwerken van facturen: ‘Een groot voordeel is dat er veel minder papier binnen onze organisatie rondzwerft. Dit bespaart echt veel tijd en daarnaast een overvolle brievenbus vol met nota’s. Na de opstart hebben wij al onze leveranciers direct aangeschreven om facturen digitaal aan te leveren. Wij ontvangen nu ongeveer 70% van de facturen digitaal, maar dit kan nog veel hoger. Binnenkort gaan we daarom opnieuw leveranciers benaderen die hun facturen nu nog via de post aanleveren.

Hier kunnen veel bedrijven echt nog van wat van leren
Het contact met Blue10 ervaart Gerlof als zeer positief: ‘Je merkt dat Blue10 een jonge, enthousiaste club is. Er zijn maar weinig bedrijven die contact onderhouden met hun klanten op de manier waarop Blue10 dit doet. Het is vlot, behulpzaam en men staat altijd open voor feedback en suggesties. Laatst zei ik nog tegen een collega: ‘Hier kunnen veel bedrijven echt nog wat van leren!’ Gerlof vervolgt: ‘De e-mails die je ontvangt na de opstart zijn erg handig en geven je een goede indruk van de mogelijkheden. Daarnaast krijg je iedere maand een nieuwsbrief waarin je Tips & Tricks terugvind over het gebruik van de software. Erg handig! Ik heb nog niet eerder meegemaakt dat een systeem zo snel live gaat en dan ook nog eens direct winst oplevert. Het factuurverwerkingsproces verloopt nu zoals we willen dat het loopt.’

Waar is toch dat addertje?
‘Direct na het zien van de demonstratie over Invoice Management was ik erg enthousiast, maar toch was ik opzoek naar het addertje onder het gras. Het niet hoeven doen van een investering, geen installatiekosten en een maandelijks opzegbaar abonnement? Dat klinkt te mooi om waar te zijn. Blue10 verzekerde mij dat er geen addertje is. De enige afhankelijke in het abonnement is het aantal facturen dat je verwerkt. Met deze toezegging was ik overtuigd en zijn we aan de slag gegaan met Invoice Management. En één ding is zeker; Er is geen addertje en wij willen nooit meer terug naar het handmatig verwerken van onze facturen’.