Holstein Flowers

Holstein Flowers is een kweker en veredelaar van gerbera’s. Er zijn zo’n tachtig rassen te vinden in de twee bedrijven in De Lier. Met geavanceerde technologie en vakmanschap is het familiebedrijf een specialist in gerbera’s. Sinds januari 2014 werkt Holstein Flowers met Invoice Management. Margot Verkaart, Financieel, administratief medewerkster, vertelt waarom Holstein Flowers is gestart met het digitaal verwerken van facturen.

Het zoeken naar facturen kostte te veel tijd
Voorheen werden de ruim 2.000 facturen handmatig verwerkt bij Holstein Flowers. Margot vertelt over het vroegere proces: ‘De facturen kwamen binnen via de post. Elke factuur werd gestempeld, geaccordeerd en in een mapje gestopt. Het mapje moest naar de juiste, verantwoordelijke persoon in de organisatie voor controle en goedkeuring om te betalen. Zodra de factuur was goedgekeurd, kwam deze weer terecht bij de administratie en kon de factuur worden betaald. Door dit proces kwam het mapje met facturen wel vier keer in mijn handen.’

Margot vertelt verder: ‘Het kwam helaas wel eens voor dat facturen te lang bij collega’s lagen en nog niet bekend waren bij de financiële administratie. Hierdoor konden we niet altijd op tijd betalen en kregen we soms herinneringen van “onbekende” facturen. Het zoeken naar facturen kostte veel tijd, omdat op onze zolder de ordners met alle facturen staan. Wanneer een collega bijvoorbeeld de historie van de facturen van een machine wilde nakijken, moest dat op de zolder worden opgezocht. Ook kreeg ik van collega’s soms te horen ‘’Ik ben vergeten de factuur te controleren’’ of ‘’Hij ligt nog op mijn bureau tussen alle papieren’’. Voor ons redenen om een oplossing te zoeken waarmee je gemakkelijk inzicht hebt in de het proces en met name in de factuurhistorie.’

De stapels met facturen op de bureaus behoort tot het verleden
Met deze wens vroeg Holstein Flowers advies aan hun accountant: ‘Onze accountants adviseerde een aantal oplossingen voor het digitaal verwerken van facturen. Hierbij was het belangrijk wat de kosten en de baten van de oplossing zijn. Ook moest de oplossing een koppeling hebben met ons boekhoudsysteem FinMaster. Bij Invoice Management zagen wij de voordelen van het digitaal verwerken van de facturen, zoals wij dit graag wilde zien. Financieel gezien is het bovendien geen dure oplossing, omdat je een maandabonnement afsluit. Je betaalt daardoor naar gebruik en neemt als het ware de overgebleven ‘’belminuten’’ mee naar de volgende maand.’

Over de implementatie van Invoice Management vertelt Margot het volgende: ‘De opstart verliep soepel. Het digitaal verwerken van de facturen is ook door mijn collega’s snel geaccepteerd. De stapels met facturen op het bureau behoort tot het verleden. Ook is het handig dat je een herinnering ontvangt als er facturen klaarstaan voor controle of goedkeuring. Hierdoor hoef ik niet meer een briefje als herinnering op de bureaus van mijn collega’s neer te leggen. Door het toevoegen van opmerkingen kan ik eenvoudig en gemakkelijk vragen stellen aan mijn collega’s over de facturen. Daardoor heb ik meer inzicht in de facturen en kan ik gemakkelijker een factuur opzoeken.’

Door Blue10 kan ik steeds vroeger naar huis
Margot vertelt verder: ‘Als ik een vraag heb, helpt de servicedesk mij altijd goed. De servicedeskmedewerkers denken oplossingsgericht met je mee, dat is echt top! Gelukkig staat Blue10 altijd open voor suggesties en verbeterpunten. Invoice Management als jong pakket is continu in ontwikkeling. Vanuit Blue10 hebben we ook een vooropgestelde brief ontvangen om leveranciers aan te schrijven om meer facturen digitaal te ontvangen. Dit werkt echt, want we krijgen steeds minder facturen via de post binnen. Ook dat bespaart weer tijd.’

Tot slot vertelt Margot: ‘Ik besteed minder tijd aan het verwerken van de facturen, waardoor ik meer tijd overhoud voor andere taken. Door Blue10 kan ik steeds vroeger naar huis.’