Esro Food Group

Het familiebedrijf Esro Food Group is werkzaam binnen de vlees- en visindustrie. Binnen het assortiment van Esro zijn er drie productgroepen, namelijk rundvlees, kalfsvlees en seafood. Al sinds 1978 levert Esro aan uiteenlopende afnemers, waaronder fabrikanten van snack en maaltijdcomponenten.

Sinds januari verwerkt Esro ruim 9.000 facturen per jaar met Blue10. In een korte tijd boekt Esro winst met het digitaal verwerken van facturen. Francis Arts, Controller, vertelt enthousiast over de voordelen van Blue10.

Hoe verliep het factuurverwerkingsproces voorheen bij jullie?
‘Een deel van de facturen kwam binnen via de post en een deel ontvingen wij digitaal. Digitale facturen werden uitgeprint en kwamen tussen de papieren facturen terecht. Na het inboeken van de facturen op de administratie, gingen de facturen de organisatie in voor controle en goedkeuring. Bij de goedkeurders lagen dagelijks papieren facturen op de bureaus. Na goedkeuring van de verantwoordelijke personen, kwam de factuur weer terug op de administratie en werd de factuur gedeblokkeerd voor betaling in Exact Globe.

Als ik een factuur wilde inzien, kostte dat veel zoekwerk. In de mappen moest ik op boekstuknummer zoeken naar de juiste factuur. Ook kwam het wel eens voor dat er facturen kwijtraakten. Er was geen inzicht in het proces, waardoor het kon voorkomen dat facturen zonder goedkeuring werden betaald.’

Waarom hebben jullie voor Blue10 gekozen?
‘We hebben naar verschillende oplossingen gekeken. Blue10 springt eruit door de eenvoud van de software. Daarnaast is er geen investering vereist en betaal je naar verbruik. Voor ons genoeg redenen om te starten met de oplossing van Blue10.’

Hoe hebben jullie de opstart ervaren?
‘Blue10 heeft ons geholpen om zo snel mogelijk te starten. In het begin was het even wennen dat er geen papieren facturen meer in de organisatie zijn. Door de eenvoud van de software is het makkelijk om deze nieuwe werkwijze te introduceren in de organisatie. Iedereen is enthousiast over Blue10, vooral de goedkeurders.’

Wat zijn de grote voordelen van het werken met Blue10?
‘Nu we werken met Blue10 is het bevestigd dat de software echt eenvoudig is. De voordelen zitten vooral in het proces na het scannen van de facturen. Het boeken en goedkeuren van een factuur gaat sneller, doordat de facturen digitaal de organisatie in gaan. Iedere dag ontvangen de goedkeurders een mailtje dat er facturen klaarstaan voor controle en goedkeuring.

Alles is digitaal en dat levert veel voordelen op. Facturen raken niet meer kwijt en het is erg makkelijk om een factuur op te zoeken. Met enkele zoekfilters kan ik zo de gewenste factuur inzien. Ook het betalen van facturen zonder goedkeuring komt niet meer voor.’

Wat maakt jullie enthousiast over Blue10?
‘Steeds meer leveranciers sturen de facturen digitaal op. Onze leveranciers hebben een brief ontvangen met de vraag of zij voortaan de facturen digitaal willen aanleveren. Nu ontvangen wij ruim 90% van de facturen digitaal. Dit bespaart een hoop tijd in het proces. We raken iedere dag nog enthousiaster.’