Donders fashion

Donders fashion is wereldwijd producent van leren jassen, confectie jacks en broeken voor zowel dames als heren. Het merk DNR wordt wereldwijd verkocht via ongeveer 2500 Retail organisaties. Daarnaast werkt Donders Fashion ook voor veel private label mode bedrijven en mode merken. Eén van de kernwaarden van Donders Fashion is continue innovatie. Dit hebben zij doorgevoerd in hun interne processen door inkoopfacturen automatisch te verwerken met Blue10.

Wij hebben Gerrie ter Hart gesproken over de voordelen die Donders Fashion heeft behaald dankzij de automatische verwerking van inkoopfacturen. Gerrie is controller van Donders Fashion en is onder andere verantwoordelijk voor de verwerking en vastlegging van de inkoopfacturen.

Arbeidsintensief proces
Gerrie vertelt over het administratieve proces voor Blue10: ‘Voorheen kwamen de facturen grotendeels via de e-mail binnen. Deze e-mail stuurde ik vervolgens door naar de verantwoordelijke inkoper om de factuur te laten controleren. Het controleren van de juiste gegevens was vaak tijdrovend. Na goedkeuring van de factuur moest ik de betaling handmatig invoeren in Exact Globe. Hier voegde ik ook gelijk de PDF aan toe waarna het bestand in verschillende mappen op de computer werd opgeslagen.’ Dit proces verliep niet altijd soepel bij Donders en was zeer arbeidsintensief. Dit was het startpunt om op zoek te gaan naar een oplossing om de facturen automatisch te verwerken. ‘Op een gegeven moment krijg je door dat het veel efficiënter kan. De wens om te automatiseren was er altijd al bij mij maar vaak ben je geneigd door te gaan op dezelfde voet.’

Tijdsbesparing
In ons gesprek benoemt Gerrie de verschillende voordelen die Blue10 oplevert: ‘We realiseren nu een flinke tijdsbesparing. Voornamelijk de controle van de facturen was tijdrovend. Elke btw-regel moest je controleren en dit kostte veel tijd. Nu moeten we natuurlijk nog steeds de btw controleren maar Blue10 herkent automatisch de belangrijkste gegevens van de factuur waardoor dit veel sneller verloopt.’ Dankzij de workflow van Blue10 is het heen en weer mailen van facturen verleden tijd bij Donders. Het digitale archief noemt hij een uitkomst en is logisch en gestructureerd opgebouwd: ‘Ik kan de facturen nu snel terugvinden aan de hand van verschillende kenmerken, hierdoor heb ik binnen een paar seconde de juiste factuur voor me.’ Alle acties en opmerkingen van de gebruikers worden bijgehouden in de historie van de factuur: ‘In de historie kan ik zien bij wie een factuur ligt, welke actie daarop is gekozen en wat er over de factuur is gezegd. Achteraf denk je dan: hadden we dit maar eerder gedaan.’, zo vertelt Gerrie ons.

Houd het simpel
Al het nieuwe is wennen, zo ook het gebruik van Blue10. Toch hadden de medewerkers van Donders hier weinig tijd voor nodig: ‘Blue10 is gestructureerd opgebouwd en de handelingen zijn logisch en simpel. Ik zeg altijd maar zo: ‘Houd het maar simpel, dan kan iedereen het gebruiken.’ Wat Blue10 ons heeft gebracht is echt van toegevoegde waarde. Na gewoon een dag er mee te werken heb je het onder de knie.’ Ondanks dat Gerrie maar weinig contact heeft met ze, is hij tevreden over de Servicedesk van Blue10. ‘Vanwege de logica en structurering van het systeem heb ik maar weinig vragen. Als ik dan toch een vraag heb, word ik altijd snel en uitermate vriendelijk te woord gestaan door de medewerkers.’ Tot slot wil Gerrie nog wat kwijt over Blue10 als organisatie: ‘Ik vind het verhaal achter Blue10 erg mooi. Dat de jongste zoon zelf een oplossing heeft gemaakt voor het probleem wat niet in de markt te vinden was, is in mijn ogen uniek. Blue10 is echt ontstaan vanuit de praktijk en dat is terug te zien in de oplossing van vandaag de dag.’