Comperio

Stichting Comperio is een scholengemeenschap voor openbaar primair onderwijs in de Stellingwerven, Friesland. Totaal behoren 28 openbare basisscholen, waaronder twee scholen voor speciaal basisonderwijs, tot de stichting. 300 werknemers verzorgen samen onderwijs en voeren ondersteunende taken uit voor ruim 2.900 leerlingen.

Sinds 2014 verwerkt de stichting ca. 2.000 facturen per jaar met Blue10. Wij hebben Joke Nicolai, Beleidsmedewerker Financiën bij Comperio, gevraagd naar haar ervaringen met Blue10.

Hoe verliep het factuurverwerkingsproces voorheen bij jullie?
‘Naast papieren facturen per post, ontvingen wij ook facturen per e-mail. Voor de verwerking van de facturen werden de digitale facturen uitgeprint. Na ontvangst van de facturen, werden deze in iMuis geboekt. Voor goedkeuring en controle gingen de facturen daarna op papier de organisatie in. Nadat de verantwoordelijke personen de facturen goedkeurden, kwamen deze weer terug bij de administratie en werden de facturen betaald. Dit proces kon volgens ons veel efficiënter. Daarnaast kwamen er steeds meer facturen per e-mail binnen. We zochten een oplossing om dit proces te digitaliseren.’

Hoe kwamen jullie in aanraking met Blue10?
‘Aan ons administratiekantoor heb ik onze wens voor het digitaal verwerken van de facturen voorgelegd. Hierin kwam Blue10 naar voren. Tijdens een demonstratie van Blue10 bij ons op kantoor was onze eerste reactie; ‘’Dat ziet er goed uit!’’. Al snel werd het factuurverwerkingsproces gedigitaliseerd.’

Hoe gaat het werken met Blue10?
‘In het begin was het voor mij en mijn collega’s wennen, maar al snel merkten we dat het proces een stuk efficiënter verloopt. Nog steeds ziet het er goed uit en werkt het ook goed. Het is bijvoorbeeld mogelijk om autoroutes aan te maken, waardoor een factuur automatisch langs de juiste, verantwoordelijke personen in de organisatie gaat.’

Wat zijn de grote voordelen van het werken met Blue10?
‘Doordat de facturen per e-mail binnenkomen, is er veel minder papier in de organisatie. Ik hoef de facturen die per e-mail binnenkomen, niet meer uit te printen. Met de workflow in Blue10 gaan de facturen digitaal de organisatie in. Na controle en goedkeuring, betaal ik eenvoudig de facturen in iMuis en worden ze opgeslagen in het digitale archief in Blue10. Dit vind ik heel handig! In Blue10 zoek ik gemakkelijk een factuur op en zie ik direct of de factuur bijvoorbeeld al is betaald. Zo heb ik altijd en overal inzicht in de status van een factuur. Ik hoef dus niet meer in mappen te zoeken. Ook mijn collega’s, met de juiste rechten, kunnen facturen terugzoeken in het digitale archief.

Verder is de nieuwsbrief met Tips & Tricks erg handig. Iedere maand lees ik de nieuwsbrief om te kijken of er tips tussen staan die ons proces nog efficiënter maakt. Hier heb ik al meerdere malen gebruik van gemaakt.

Als ik terug kijk op het vroegere proces en dit vergelijk met het gedigitaliseerde proces verloopt het verwerken van facturen nu veel efficiënter.’