CAV Agrotheek

CAV Agrotheek is een toeleverancier van gewasbescherming, meststoffen, (gras)zaden, veevoeders en bollennetten in de agrarische sector. Daarbij voorzien zij klanten ook van advies en persoonlijke teeltbegeleiding.

Wij hebben Joost de Boer, Finance Manager bij CAV Agrotheek, gevraagd waarom hij heeft gekozen voor Blue10.

Hoe verliep het factuurverwerkingsproces voorheen bij jullie?
‘Voordat wij onze facturen digitaal verwerkten met Blue10, ontvingen wij de ruim 6.000 facturen grotendeels nog via de post. Elke factuur werd gestempeld en vervolgens handmatig geboekt in Exact Globe. Nadat de facturen geboekt waren, moesten de facturen in mapjes naar verschillende personen binnen de organisatie voor controle en uiteindelijk de definitieve goedkeuring om de factuur te gaan betalen. Op het moment dat de facturen de organisatie in gingen, waren we eerlijk gezegd het overzicht op de facturen kwijt. Het kwam helaas regelmatig voor dat men facturen vergat te controleren en goed te keuren, waardoor we facturen niet altijd op tijd konden betalen. We hebben helaas ook wel eens facturen betaald, waarvan fiatteurs de factuur bewust nog niet getekend hadden, omdat er nog een dispuut was over de betreffende factuur. Doordat wij niets wisten, gingen we op een bepaald moment dan toch over tot betaling.’

Waarom hebben jullie gekozen voor Blue10?
‘Blue10 hield ons vanaf het begin voor dat we het scannen en herkennen van factuurgegevens niet spannender moesten maken dan het is, omdat het eigenlijk een kunstje is. Andere partijen hadden bij hun pitch de focus op het scannen en herkennen en juist daarom hebben wij voor Blue10 gekozen. Zij hebben de focus daar waar deze in onze ogen hoort; op het proces na het scannen van de factuur, want juist dat is belangrijk voor een organisatie. Bijkomend voordeel van Blue10 is de laagdrempeligheid van de oplossing. Het abonnement is op basis van aantal facturen, je hebt geen aanschafkosten of consultancy nodig om te starten en het is maandelijks opzegbaar.’

Hoe hebben jullie de opstart ervaren?
‘De opstart was kort, krachtig en verliep zeer soepel. Onze online omgeving stond klaar, werd gekoppeld aan Exact Globe en vervolgens kregen we een korte uitleg. Nadat de koppeling is gemaakt en je de basisconcepten van het systeem kent, kun je volledig zelfstandig aan de slag en richt je het systeem verder in aan de hand van binnenkomende facturen. Wanneer we ergens tegenaan lopen kunnen we altijd bellen naar Blue10 en worden we snel en goed gesteund door de supportafdeling. Wat dat betreft is de helpdesk echt ontzettend goed.’

Wat zijn de grote voordelen van het werken met Blue10?
‘Door de automatische herkenning van de belangrijkste factuurgegevens zijn we facturen nu daadwerkelijk aan het beoordelen en analyseren in plaats van dat we simpelweg nummers en getallen overtypen. Met de flexibele workflow van Blue10 sturen we facturen heel eenvoudig op voor controle en/of goedkeuring, zonder dat we het overzicht verliezen. Waar het voorheen nog wel eens mis ging met de betaling, gebeurd dat nu niet meer dankzij Blue10. Facturen worden bij het boeken automatisch geblokkeerd voor betaling en na goedkeuring door de juiste persoon, automatisch gedeblokkeerd in Exact Globe. Op deze manier voorkomen we dat facturen betaald worden die nog niet akkoord zijn gegeven door de verantwoordelijke medewerker.

Voordat we waren begonnen met Blue10, had ik de verwachting dat we verschillende voordelen konden behalen. Als ik er nu op terugkijk, realiseer ik me pas, dat we zelfs nog veel meer voordelen realiseren dan dat ik op het begin had verwacht. We zijn echt super tevreden over Blue10 en misschien nog wel meer over de mensen van Blue10.’