AB Werkt

De coöperatie AB Werkt helpt werkgevers aan mensen, en mensen aan werk. De personeelsvoorziener is gespecialiseerd in bemiddeling van vooral fysieke banen in agro, food, industrie, groenvoorziening en grond-, weg- en waterbouw. Dagelijks werken er meer dan 1.800 gemotiveerde mensen bij de leden en klanten van AB Werkt. AB Werkt is actief in heel Zuid-Nederland en heeft vijf vestigingen, drie in Limburg (Horst, Herten-Roermond, Beek), één in Brabant (Veghel) en één in Zeeland (Goes). Het hoofdkantoor staat in Roermond.

De personeelsvoorziener levert niet alleen ‘handen aan de ploeg’. Het is een full-service dienstverlener en adviseert werkgevers steeds vaker over hun volledige HRM-beleid. Ook kan zij desgewenst het volledige juridische werkgeverschap van haar klanten en leden uit handen nemen.

Sinds april 2016 verwerkt AB Werkt de facturen met Blue10. Wij hebben Jeroen Moonen, teamleider Finance & Control, gevraagd naar zijn ervaringen met Blue10.

Hoe verliep het factuurverwerkingsproces voorheen bij jullie?
‘Voorheen kwamen de facturen per post decentraal bij een van de vijf vestigingen binnen. Via de receptie belandde de factuur bij de verantwoordelijke budgethouder. Na het accorderen van de factuur met een traditionele krabbel van de budgethouder, werd de factuur per mail of interne post naar de financiële administratie verstuurd voor de verdere verwerking.’

Hoe kwamen jullie in aanmerking met het digitaal verwerken van facturen?
‘In het vroegere proces liepen we tegen een aantal knelpunten aan. Er was onduidelijkheid over de voortgang van een factuur. Vaak bleef een factuur te lang liggen op het bureau van een budgethouder, raakten facturen wel eens kwijt en konden vragen van leveranciers niet adequaat worden afgehandeld. Ook kregen wij sommige facturen per post en anderen per mail binnen. Door deze knelpunten was de status van een factuur niet altijd bekend. Genoeg redenen om de werkwijze aan te passen en het inkoopproces te digitaliseren.’

Waarom hebben jullie voor Blue10 gekozen?
‘De digitale oplossing moest inzicht in de status van een factuur geven, OCR herkenning bieden en aansluiten op ons softwaresysteem MS Dynamics NAV. Via deskresearch en netwerken maakten we een analyse van verschillende oplossingen, waaronder Blue10. Blue10 is onderscheidend in standaardisatie, sluit aan op ons softwaresysteem en is gebruikersvriendelijk voor de eindgebruiker. Daarnaast zijn de initiële investeringskosten laag, de variabele kosten zijn naar rato van gebruik. Ook zijn het aantal gebruikers en administraties onbeperkt. Daarom hebben wij voor Blue10 gekozen.’

Hoe hebben jullie de implementatie ervaren?
‘Met een goede samenwerking tussen AB Werkt, Blue10 en onze softwareleverancier sta je garant voor een goede implementatie. Na de korte implementatie is Blue10 snel geïntegreerd in de organisatie door de budgethouders en de financiële administratie. Het project verliep zoals een project hoort te verlopen.’

Wat zijn de grote voordelen van het werken met Blue10?
‘Het overtypen van de facturen behoort nu tot de verleden tijd. 90% van de inkoopfacturen herkent Blue10 automatisch. Blue10 levert echt tijdswinst op. Budgethouders ontvangen iedere dag om half 9 een mail met een link naar de facturen die ze moeten accorderen. De kracht van de oplossing is dat het proces altijd doorloopt. Budgethouders hebben slechts een internetverbinding nodig om eenvoudig de status van een factuur te bekijken, facturen te accorderen en inzicht te krijgen in de financiële administratie. Een ander voordeel is het toekennen van rechten per gebruiker. Zo hebben wij onze mandatering structuur eenvoudig geïmplementeerd binnen de software van Blue10 en kan ik met zekerheid stellen dat facturen altijd de juiste weg bewandelen alvorens ze worden betaald.’

Wat is jullie ervaring met Blue10 als organisatie?
‘Je merkt dat Blue10 een jong, dynamisch bedrijf is met enthousiaste en deskundige werknemers. De afhandeling van een supportaanvraag gaat snel. Meestal krijg ik op dezelfde dag nog een reactie op mijn aanvraag. Zelfs het applicatiebeheer van Blue10 is laagdrempelig. De software is heel efficiënt en tegelijkertijd gemakkelijk in gebruik.’