Welke vormen van inkoopordermatching zijn er?

In een eerdere blog is het bestelproces van organisaties toegelicht waarin verschillende varianten van het maken en vastleggen van bestellingen en ontvangsten zijn benoemd. Daaropvolgend is toegelicht hoe inkoopordermatching het proces van facturen controleren met bestelling en ontvangst kan versnellen. In deze blog gaan we nog verder in op dit onderwerp en geven we toelichting op de verschillende manieren waarop matching van facturen met inkooporders kan plaatsvinden, namelijk geautomatiseerd op basis van één order = één factuur, geautomatiseerd op basis van regelmatching of een handmatige controle van order(s) en factuur. Alle drie de varianten worden hieronder nader toegelicht.

Eén order = Eén factuur | Matchen op totaalbedrag

Het principe van één order = één factuur is erop gebaseerd dat één factuur betrekking heeft op één inkooporder en gematcht wordt op het totaalbedrag. Deze vorm van matching gaat ervan uit dat het totaalbedrag op de factuur overeen moet komen met het totaal van de geboekte ontvangsten op de inkooporder, zonder daarbij te kijken naar de details op de individuele regels van zowel de order als de factuur. In de praktijk betekent dit vaak dat de leverancier meer facturen zal gaan versturen met minder inhoud. Per bestelling komt er een factuur of soms zelfs per levering.

De methodiek één order = één factuur gaat er vanuit dat er altijd een matcht plaatsvindt op het moment dat:
• De prijzen van de artikelen in de order hetzelfde zijn als wat er op de factuur staat;
• De leverancier net zoveel factureert qua aantallen, als dat de ontvanger ook daadwerkelijk in zijn magazijn (als ontvangen) heeft geboekt,

Daar staat tegenover dat er geen match zal zijn tussen factuur en order op het moment dat:
• Een artikelprijs wijzigt tussen het moment van aanmaken van de order en de uiteindelijke ontvangst van de factuur;
• Niet alle artikelen op de order worden vastgelegd (en wel op de factuur staan);
• De leverancier andere aantallen factureert dan dat er enerzijds verzonden zijn aan de ontvanger, dan wel andere aantallen factureert dan wat de ontvanger daadwerkelijk heeft binnen gemeld / als ontvangsten geboekt heeft.

Indien één van bovenstaande scenario’s van toepassing is, wordt de factuur veelal aangeboden aan de verantwoordelijke inkoper, die de order en factuur controleert en contact opneemt met de leverancier om het verschil samen op te lossen. Dit komt dan vaak neer op een nalevering, een aanpassing van de prijs in de order of een creditnota van de leverancier.

Bij de methodiek één order = één factuur gaat men er tot slot vanuit dat de kans nihil is dat de totaalbedragen van de factuur en de inkooporder (en ontvangsten) gelijk zijn, terwijl er op regelniveau afwijkingen zijn die elkaar opheffen, waardoor het totaalbedrag toch gelijk blijft. Dat wil zeggen dat als er tien verschillende artikelen worden besteld in dezelfde aantallen en tegen dezelfde prijs (bijv. € 1,-), dat de kans bijzonder klein is dat van één artikel de prijs € 0,90 wordt en van een ander artikel € 1,10, waardoor het verschil elkaar opheft en het totaalbedrag toch gelijk blijft.

Voor het matchen van facturen op basis van één order = één factuur volstaat ‘standaard OCR-factuurherkenning’, waarbij alleen de kopgegevens van de factuur herkend worden, zoals leverancier, factuurnummer, factuurdatum, ordernummer en totaalbedragen. De minimale herkenning die leveranciers op deze kopgegevens realiseren is veelal 80%, waarbij deze herkenning vaak getraind kan worden naar meer dan 95% herkenning. De hoge mate van herkenning is een groot voordeel van deze variant van matchen.

Regelmatching | Matchen op regelniveau

Een meer uitgebreide variant van inkoopordermatching is orderdetail- of regelmatching. Het matchen van een factuur op regelniveau betekent feitelijk dat een factuur op basis van aantallen en stuksprijzen (op regelniveau) gematcht wordt met de eerder aangemaakte inkooporder en de geboekte ontvangsten uit het ERP-systeem. Bij deze vorm van matching wordt een factuur automatisch op detailniveau (artikelnummer, aantal, stuksprijs, etc.) vergeleken met de originele inkooporder, waarbij ieder verschil herkend wordt en als ‘fout’ naar voren komt indien één van de kenmerken afwijkt tussen factuur en order. Deze gedetailleerde manier van matchen zorgt er in de basis voor dat de foutmarge die het matchen op totaalbedrag met zich meedraagt, tot een minimum wordt beperkt. Ieder detail op de order wordt immers vergeleken met dezelfde details op de factuur.

Voor het matchen van facturen op regelniveau is het van groot belang dat de regeldetails ook door de OCR software herkend worden. Naast de kopgegevens moeten ook op regelniveau ten minste het ordernummer, de artikelnummers, de aantallen en de stuksprijzen worden herkend. Doordat er meer gegevens van een factuur herkend moeten worden, ligt de basisherkenning in veel gevallen rond de 50%, welke vervolgens getraind kan worden naar ca. 80%. Kanttekening daarbij is dat je van te voren niet weet welke 80% goed herkend wordt en gebruikers in veel gevallen ervoor kiezen om ieder veld vervolgens handmatig te doorlopen om zeker te zijn dat de herkenning goed is gegaan. De herkenningssoftware die nodig is voor regelmatching, kent daarnaast een aanzienlijk hogere aanvangsinvestering dan herkenningssoftware die alleen de kopgegevens van een factuur herkend.

Een voordeel van regelmatching is dat er meerdere ordernummers van één factuur herkend kunnen worden, welke vervolgens in één keer gematcht kunnen worden. Als er een match is gevonden tussen één factuur met meerdere inkooporders, worden de verschillende orderregels opgehaald in het ERP-systeem en kan de factuur automatisch geboekt worden in de financiële administratie.
Een ander voordeel van regelmatching is de mogelijkheid om een afwijkende regel direct naar voren te laten komen. In de factuurgoedkeuring is het bij regelherkenning in sommige gevallen ook mogelijk om de fouten op regelniveau ook als zodanig ter controle aan te bieden aan de verantwoordelijke inkoper/budgethouder in de organisatie, zodat deze persoon ook niet meer hoeft te zoeken op welke artikelregel het verschil plaats heeft gevonden.

De uitdaging bevindt zich bij regelmatching echter in de uitzonderingen die zich vaak voordoen op het moment dat er meerdere inkooporders op dezelfde factuur gematcht moeten worden. Daarbij kan gedacht worden aan scenario’s, waarbij meerdere orders gematcht moeten worden met een factuur en niet alle factuurregels overeenkomen met één van de eerder gemaakte inkooporders. Het automatiseren van deze uitzonderingen maakt regelmatching nog kostbaarder dan het vaak al is doordat er ook meer uitgebreide en daardoor duurdere OCR herkenning nodig is.

Geen matching

Voor sommige organisaties is het matchen van facturen met inkooporders op basis van detailregels of totaalbedragen (technisch) niet mogelijk of niet wenselijk. Een voorbeeld hiervan zijn organisaties die hun bestellingen bijhouden in een Acces database, Excel-lijst(en) of een zelf ontwikkeld maatwerksysteem waar een externe (software)leverancier niet mee kan koppelen. Over het algemeen gaat de volgende stelregel hierbij op: Als een inkooporder niet is vastgelegd in hetzelfde systeem als waar de factuur wordt vastgelegd, dan kunnen beide lastig automatisch aan elkaar gekoppeld worden, laat staan automatisch gematcht en geboekt worden.

Als het technisch al haalbaar is om systemen te koppelen, kan een financiële afweging natuurlijk ook meespelen of er wel of geen automatische matching ontwikkeld wordt. Het alternatief is veelal dat er gekozen wordt voor een handmatige (optische) match, waarbij het menselijk oog feitelijk bepaald of de factuur wel of niet overeenkomt met de order.

Hoewel facturen in die situatie niet automatisch geboekt worden als ze overeenkomen met de inkooporder(s), is er voor deze ondernemingen nog steeds veel winst te behalen als zij hun factuurstroom digitaliseren. Veel organisaties kiezen er bijvoorbeeld voor om zowel de bestelling als de pakbon digitaal te maken en deze als bijlage bij de factuur te voegen, zodat er één digitaal archief ontstaat waar alle documenten bij elkaar terug te vinden zijn.

Conclusie

Als gekeken wordt naar de verschillende vormen van inkoopordermatching kunnen we een aantal conclusies trekken. Bovenal is de ene werkwijze niet persé beter dan de andere en is het aan iedere organisatie zelf om te kiezen voor één van de drie beschreven vormen.

De eerste voorkeur van een potentiële klant gaat vaak uit naar regelherkenning, omdat dit gevoelsmatig dichterbij de huidige werkwijze ligt. Veel facturen die op dit moment binnenkomen in de organisatie bevatten namelijk meerdere regels, al dan niet uitgesplitst over verschillende inkoopordernummers. Een verzamelfactuur was altijd erg handig, want de stelregel binnen veel bedrijven is nog altijd ‘hoe minder facturen we krijgen, hoe kleiner de kans is dat er een factuur zoekraakt’. Regelmatching sluit vanuit die gedachte vaak goed aan bij de eerste behoefte van een onderneming die op zoek is naar een oplossing voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen. Men hoeft namelijk gevoelsmatig niet veel aan de eigen werkwijze te veranderen om aan de slag te kunnen met digitale factuurverwerking in het algemeen en inkoopordermatching in het bijzonder.

Het is echter de vraag of een onderneming op de lange termijn ook echt geholpen is met regelmatching, omdat de uitzonderingen vaker voorkomen dan men vooraf had verwacht en bovendien meer tijd kosten om af te handelen dan men vooraf had gedacht. Meer in detail: hoe meer orders/leveringen er op een factuur staan, hoe groter de kans op een afwijking, hoe meer mensen er mogelijkerwijs naar een factuur moeten kijken om deze afwijking op te kunnen lossen. Op die manier is de kans groter dat een factuur, ondanks digitalisering, een lange afhandeltijd kent.

Wat software voor het matchen van facturen met inkooporders niet kan doen is het oplossen van verschillen in data (tussen order en factuur bijvoorbeeld). De software laat te allen tijde alleen het verschil zien. Als we dit in gedachte nemen, dan ligt het veel meer voor de hand om inkoopordermatching zo klein mogelijk te maken en dus zo min mogelijk orders tegelijkertijd te matchen met een factuur. Hoe minder orders er op een factuur staan, hoe groter de kans dat een factuur matcht en hoe hoger de matchingsgraad, hoe lager de menselijke handeling is aan deze facturen.

Het principe van één order = één factuur is bovendien minder complex te automatiseren, al vraagt het in aanvang vaak wel een (kleine) aanpassing in de huidige werkwijze. Leveranciers moeten per order of soms zelfs per levering gaan factureren. Dit gaat over het algemeen niet van de ene op de andere dag en daarom moet je soms (al dan niet tijdelijk) accepteren dat sommige leveranciers een verzamelfactuur met meerdere orders blijven sturen die niet automatisch gematcht wordt. Veel leveranciers zijn echter snel overstag indien je hen voorhoudt dat een verzamelfactuur met veel orders, waarbij er één order afwijkt, in veel gevallen niet betaald wordt, totdat de afwijking is opgelost. Een factuur met daarop één order zal vaker matchen en zal dus ook vaker tijdig betaald worden. Voor de snelheid van verwerken is het bovendien erg praktisch om de leverancier direct te vragen of hij zijn factuur voortaan digitaal of elektronisch kan sturen. De verwerking van de factuur wordt hiermee voor beiden vele malen eenvoudiger; geen postzegel en facturen vouwen meer voor de leverancier en als klant hoef je de papieren facturen niet meer te scannen.

Tot slot zien wij in de praktijk dat organisaties veel moeite hebben om een hoog matchingspercentage te halen bij één order = één factuur, laat staan dat zij meerdere orders zouden willen matchen met dezelfde factuur. Het principe één order = één factuur zorgt ervoor dat het proces aanzienlijk wordt vereenvoudigd en zeer overzichtelijk en helder wordt, zowel voor jou als voor de leverancier. Laat dat nu precies het uitgangspunt zijn wat wij graag voorhouden aan onze klanten op het moment dat zij starten met het digitaliseren en automatiseren van hun administratie.

In theorie zou natuurlijk iedere factuur overeen moeten komen met de bestellingen die gedaan zijn. Of er nu één of 100 orders op een factuur staan, afspraak is afspraak en als iedereen zijn afspraken nakomt, dan zou het altijd goed moeten gaan. Dat is de theorie. De praktijk is wat anders en daarom schrijven we nog een blog waarin we je handvatten aanreiken om meer winst te halen uit inkoopordermatching. Houd onze website hiervoor in de gaten!