De 6 voordelen van digitale factuurverwerking

Wil je kosten en tijd besparen? Start met het digitaliseren van je administratie. Door het gebruik van software voor de digitale verwerking van facturen in je boekhoudsysteem, kun je het administratieve werkproces verder stroomlijnen. We hebben de voordelen van digitale factuurverwerking boven de handmatige, papieren, verwerking voor je op een rijtje gezet:

1) Administratie altijd up-to-date

Met Blue10 heb je altijd en overal inzicht in de factuurstroom binnen je organisatie. Alle inkomende facturen worden direct verwerkt in je administratie waardoor de administratie altijd up-to-date is.

2) 24/7 toegang

Omdat Blue10 in de cloud draait, heb je overal toegang tot je administratie, op elke locatie en apparaat met internettoegang. Wil je snel checken of een factuur al betaald is? Even inloggen in de administratie en je hebt alle gegevens bij de hand. Je zit nooit meer zonder informatie.

3) Geen zoekgeraakte facturen

Doordat je altijd kan zien waar en bij wie een factuur zich bevindt, raken facturen niet meer zoek. Verantwoordelijken binnen de organisatie krijgen automatisch een notificatie e-mail wanneer er facturen zijn die gecontroleerd en/of goedgekeurd moeten worden.

4) Digitaal archief

Het terugzoeken van een factuur is vaak een lastige opgave door het uitgebreide papieren archief. Vanzelfsprekend zijn in een digitaal systeem alle facturen altijd en overal beschikbaar in een digitaal archief. Door het toepassen van enkele filters vind je direct de factuur waar je naar op zoek bent. Wanneer de leverancier belt met de vraag waar de betaling blijft, kun je zijn vraag in hetzelfde telefoongesprek nog beantwoorden!

5) Snellere verwerking

Digitale facturen komen binnen op een apart e-mailadres en worden, net als papieren facturen die gescand worden, automatisch ingelezen in de software. Door automatische herkenning (OCR) worden automatisch de belangrijkste gegevens van de factuur herkend zoals leverancier, factuurnummer, datum en bedragen. Tegelijkertijd wordt een geautomatiseerd boekingsvoorstel gedaan waarmee de factuur zo snel mogelijk wordt verwerkt. Zo bespaar je op veel handmatige handelingen!

6) Minder fouten

Er worden regelmatig fouten gemaakt doordat facturen handmatig verwerkt worden. Blue10 is een zelflerend systeem, wat betekent dat de software gegevens onthoudt voor de volgende keer waardoor het steeds slimmer wordt. Naarmate je meer facturen verwerkt, zal Blue10 steeds meer gegevens herkennen en de vervolgstappen onthouden zodat je uiteindelijk iedere keer weer tijd bespaart.