Chat with us, powered by LiveChat
Blog

Bewaarplicht facturen

By 2014 december 19th, 2018 No Comments

Als ondernemer krijg je op fiscaal gebied te maken met de bewaarplicht van de Belastingdienst. Alle facturen die je verstuurt of ontvangt, bewaar je minimaal zeven jaar (facturen over onroerende zaken bewaar je tien jaar) in je administratie zodat de belastingdienst deze kan controleren. Als je (een deel van) je administratie digitaal voert, moet ook deze administratie volgens wettelijke bepalingen bewaard worden. In deze blog leggen we je uit hoe digitale facturen controleerbaar blijven voor de fiscus.

Hoelang dien je de facturen te bewaren?
Facturen dienen bewaard te worden in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen druk je dus niet af, maar sla je digitaal op. Je mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren, mits er sprake is van een juiste en volledige weergave van het origineel. Als ze hieraan voldoen, hoef je de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren. Ook deze digitale administratie moet 7 of 10 jaar bewaard worden en binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn. Wil je liever alles digitaal bewaren? Daar kun je afspraken over maken met de belastingdienst. Je kunt bijvoorbeeld onder bepaalde voorwaarden originele bestanden en andere gegevens ‘converteren’ waardoor ook scans van papieren facturen gezien worden als ‘vorm waarin ze binnenkomen’.

Voorwaarden voor conversie
Bij het converteren van originele documenten is het van groot belang dat de oorspronkelijkheid (authenticiteit van de herkomst) en de inhoud van de gegevens (integriteit van de inhoud) juist zijn. Voor een factuur bijvoorbeeld, is het van belang te weten dat het document daadwerkelijk van de leverancier afkomstig is. Het is ook van belang dat de factuur niet te veranderen is. Om een succesvolle conversie van fysiek naar digitaal uit te voeren, stelt de Belastingdienst de volgende voorwaarden:

• Alle gegevens moeten inhoudelijk juist overgezet worden;
• De nieuwe gegevensdrager moet tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn;
• De geconverteerde gegevens moeten binnen een redelijke tijd (re)produceerbaar en leesbaar gemaakt kunnen worden;
• Controle van de gegevens moet binnen een redelijke termijn mogelijk zijn.

Conclusie
Uit bovenstaande informatie kunnen we opmaken dat het bewaren en/of uitprinten van digitale facturen overbodig is. De Belastingdienst speelt in op het feit dat steeds meer leveranciers digitale facturen versturen. Voor de controle volstaat ook een digitale factuur mits deze aan alle bovenstaande voorwaarden voldoet. In Blue10 kun je alle facturen 10 jaar lang bewaren in het digitale archief. Door al je facturen te archiveren in Blue10, behoort het papieren archief tot het verleden, raken documenten nooit verloren en kun je deze snel en eenvoudig terugzoeken.